Jak skutecznie planować? Czy planowanie w ogóle ma sens?

zdjęcie

Jak skutecznie planować nie planując? Czy planowanie ma sens? Jak zaplanować i przygotować się na to, co nieprzewidziane? Jak wrócić do swojej rutyny po zawirowaniu, które wszystko zmienia? Takie pytania zadaję sobie od kilku miesięcy, bo życie nieustannie mi pokazuje, że ma inne plany niż te wyznaczone przeze mnie. Dzisiejszy wpis jest bardziej zbiorem moich refleksji niż sprawdzony sposobów na skuteczne planowanie i mam nadzieję, pozwoli uporządkować mi (żeby nie powiedzieć zaplanować) moją rutynę i działanie bez planów.

Zawsze byłam maniaczką planowania. Wszystko rozpisane w kalendarzu, dodatkowe listy zadań zrobione i z ich realizacją nie było większego problemu. Planowałam z zapasem, który w razie czego dawał ten komfort, że mogę dane zadanie wykonać dzień później. Po prostu mistrzostwo! Ale ten rok wszystko zmienił. W momencie kiedy czuję, że w końcu zaczynam ogarniać, a kolejny tydzień będzie bardziej „normalny” niż kilka poprzednich, znów dzieje się coś co wszystkie moje plany bierze w łeb. Czasem jest to coś pozytywnego, czasem nie, czasem sprawa dużego kalibru, czasem zwykła pierdoła. Ale wszystkie skutecznie wywracają moje plany i rutynę do góry nogami.

Planować nieprzewidziane – mój cel na najbliższe tygodnie

To wszystko sprawia, że jestem przemęczona i czasami zwyczajnie mi się nie chce. A jednocześnie coś w środku mnie skręca, bo nie dodałam nowego wpisu na blogu, a przecież chcę, wiem co mam pisać i zdjęcia już zrobione. Pisanie na siłę, spod opadających powiek, kiedy sklecenie nawet jednego zdania mi nie idzie, zawsze było dla mnie bez sensu. Bo chcę, by te wpisy były wartościowe i wysokiej jakości, a wtedy ich przygotowanie w taki sposób nie jest możliwe. Dlatego muszę się nauczyć planować nieprzewidziane i wracać do swojej rutyny tak jakby, żadnej zmiany planów nie było.

Powrót do „mojego planu” zawsze zajmuje mi kilka dni, bo po takim wydarzeniu jestem rozbita. Wtedy muszę ogarnąć wszystkie pilne zaległe sprawy i rozplanować te, które mogą poczekać. Po tych kilku miesiącach wiem, że czas coś z tym zrobić i spróbować dostosować się do zmian.

Co zrobiłam/planuję zrobić?

1. Nie zrezygnuję z planowania w ogóle – czegokolwiek bym na temat mojej nieefektywności planowania w trudnych, zmiennych sytuacjach nie powiedziała, to jedno jest pewne – zapisane pomysły, cele, zadania pozwalają mi wrócić do mojej rutyny. Może nie tak szybko jakbym tego chciała, ale mimo wszystko dzięki nim mam punkt startowy.

2. Nie planuję z dużym wyprzedzeniem – tego nauczyłam się w ciągu ostatnich miesięcy. Nie wiem, co będzie jutro, dlatego nie obiecuję długich terminów.  Jednocześnie staram się być elastyczna i przyjmować pewne „okazje” z dnia na dzień czy z godziny na godzinę.

3. Będę planować ogólnie a nie szczegółowo, a zadania na kolejny dzień będę ustalać z dnia na dzień – zawsze uważałam, że szczegółowy plan zbliża mnie do celu. Myślę, że najwyższa pora trochę to podejście zmienić i nie wyznaczać sobie konkretnej daty, a jedynie jakąś ramę czasową. Nie wiem jak się to sprawdzi, ale mam nadzieję, że pozwoli zminimalizować rozgoryczenie, które towarzyszy mi gdy termin obsunie się chociaż o jeden dzień.

3. Nie będę zarzucać sobie niezrealizowanych planów – z tym mam największy problem, bo gdy przez 4 kolejne dni nic nie pojawia się na blogu, to winna jestem temu tylko ja. Podobnie mam do siebie pretensje, gdy zbyt długo pracuję i cierpią na tym towarzyskie relacje. A zwykle wiąże się to wszystko z tym, że zadania się skumulowały na skutek nieprzewidzianych sytuacji, a ja usilnie próbuję je nadrobić.

4. Pozwolę sobie na odpoczynek, czyli w weekendy nie pracuję – bo niby nie pracuję, ale to, co jest do zrobienia nie pozwala mi spokojnie wypocząć, więc ani nie pracuję ani nie odpoczywam. Czas na zmianę i założenie z góry wolnego weekendu offline.

5. Znajdę sposób na to, by nieprzewidziane sytuacje nie wybijały mnie z rytmu. Jeszcze nie wiem jaki to będzie sposób, ale go znajdę!

Czuję, że taka zmiana jest mi bardzo potrzebna, bo chciałabym mieć poczucie, że panuję nad swoim życiem. Mam nadzieję, że to jedynie kwestia nastawienia i zmiany pewnych nawyków, które będę umiała wprowadzić. A najpóźniej w nowym roku ciągłe zmiany i wydarzenia, których nie planowałam będę traktować jako rutynę, a przesunięcie planów przestanie być przeszkodą.

Dobry plan to cudowna opcja, ale tylko wtedy, gdy można czasem pozwolić sobie na zmianę ścieżki.

Edyta Zając

To teraz trzymajcie za mnie kciuki, żebym wyszła z tego mojego bałaganu 🙂 Wszystkie rady, które mogą mi jakoś pomóc i zainspirować są mile widziane. Liczę na Wasze doświadczenia!

Autorka: Ania Legenza

Jestem blogerką, żoną, mamą, miłośniczką planowania i dobrej organizacji. Wierzę, że porządek w domu oznacza porządek w życiu i od 4 lat przekonuję o tym innych :)

  • W kontekście odpoczynku rada ode mnie: zrób dzisiaj mniej, żeby jutro zrobić to lepiej 😉

    • Mniej więcej taki miałam plan na weekend, a jego końcówka mnie wykończyła (bardziej psychicznie niż fizycznie) i wszystkie zadania poniedziałkowe raczej nie były zrobione lepiej. Ale mam nadzieję, że to była wyjątkowa sprawa, bo ogólnie zgadzam się z tym co napisałeś i wcześniej działało 🙂

  • Ja planuję sobie po cichu, raczej staram się iść małymi krokami, odhaczając kolejne małe zadanie jako wykonane. Już tyle razymoje wielkie plany zweryfikowało życie, że nabrałam trochę pokory. Ambitnie, ale bez przesady. I z wolnymi weekendami offline, bo inaczej można zwariować! Ściskam Aniu!

  • Trzymam kciuki! Jestem osobą w 100% niezorganizowaną i roztrzepaną. Wciąż o CZYMŚ zapominam, odkładam zrobienie CZEGOŚ na później a potem okazuje się, że już na to COŚ nie ma czasu. Dlatego do kilku lat nie rozstaję się z kalendarzem, w którym notuję wszystko. Pomysły na notki na bloga, co mam kupić na obiad, kiedy mama ma urodziny i wizyty u lekarzy. Wszystko. Dzięki temu nie ginę. A motywuje mnie do tego mój codzienny rytuał – każdego ranka i wieczora poświęcam kilka minut z kubkiem pysznej herbaty, żeby zrobić kalendarzowy przegląd. Odhaczyć to, co zrobione, dopisać to, co do zrobienia 🙂

  • Ania Ania!!!! Jestem jedną z największych fanek planowania na świecie, mam 3 kalendarze, listy, notatki i właśnie tym postem uświadomiłaś mi bardzo wiele! Przede wszystkim, że planując tak naprawdę nie jesteśmy PANAMI czasu tylko bardziej jego WIĘŹNIAMI! :O Też mam wyrzuty sumienia gdy nie zrealizuje zaplanowanych zadań, również nie robię sobie wolnego nawet w weekendy, tak jak Ty trochę mi schodzi zanim się otrząsnę po jakimś zwrocie akcji! Czas na zmiany! 🙂 POWODZENIA!

  • Właśnie w tym jest problem, że jestem z tych „planujących” dosłownie wszystko. Za to od kiedy urodził się mój synek nie mogę nic zaplanować, bo zawsze wtedy coś się dzieje (albo ma zły humor, albo choroba, albo jakiś inny armagedon). Staram się uniezależnić się od planowania. Moja rada jest jedna: nie planuj i bądź spontaniczna 😀

    • Wiesz ja w pewnym sensie jestem już na tyle „uzależniona” od chociażby spisywania pomysłów, że bez planowania bym nie dała rady. Zwłaszcza, że mam wiele różnorodnych zadań, więc część pewnie bym mi umknęła. Ale na pewno większa spontaniczność by mi się przydała 🙂

  • Ola (Pani Swojego Czasu)

    Ja podchodzę do planowania z zupełnie innej strony. Również uwielbiam planować i również jestem maniaczką planowania.
    Rada – nie planuj – bądź spontaniczna – jest dla mnie przepisem na katastrofę niestety.
    Trochę zmusiło mnie do tego życie (mój syn ma cukrzycę i ja muszę dokładnie wiedzieć co i o której będziemy jeść dzień w dzień, a na dodatek wszystko jest zważone, zmierzone i zaplanowane :)) a trochę po prostu tak mam.
    Natomiast w ogóle nie czuję się zakładniczką planowania, a to dlatego, że ja nie planuję zadań lecz realizację projektów. To realizacja projektu jest dla mnie priorytetem, a nie wykonanie konkretnego zadania. Oczywiście, żeby zrealizować projekt muszę realizować zadania, ale często zupełnie nie takie jakie sobie zapisałam np dzień wcześniej. Bo często okazuje się (i dobrze), że zmieniły się okoliczności, które zmieniają zadania. Ale projekt jest priorytetem; zmienia się tylko sposób dojścia do niego.
    Moje ulubione powiedzenie jest takie: „Panie Swojego Czasu mają ustalone cele, ale nie są one wyryte w betonie”.

    • Co do nieplanowania to absolutnie się zgadzam, myślę, że brak jakichkolwiek planów i zapisanych pomysłów mógłby się skończyć katastrofą.
      Zastanawiam się nad tym, co napisałaś o realizacji projektów a nie zadań. Spróbuję popatrzeć na to, co mam do zrobienia pod tym kątem, mam nadzieję, że to pozwoli mi na większą swobodę 🙂

  • Mam zupełnie tak samo, zawsze kiedy wychodzę na prosto to coś się wydarzy, po czym jestem rozbita i zła na siebie, że nie dałam rady 🙁 dlatego przyjmuję Twoje rady. 3maj się i jak naj mniej niespodzianek.

  • Sama jestem ostatnio przemęczona, bo czuję, że moje planowanie się nie sprawdza. Szukam metody, zobaczymy co z tego wyjdzie 😉

  • Ja bardzo lubię planować. A jeszcze bardziej skreślać z listy zadania, które wykonałam. Ostatnio wymyśliłam, że kupię sobie magnetyczny flipchart, na którym codziennie będę zapisywać tzw. taski. Mam dość zeszytów i wszędzie walających się kartek.

    • Mam tak samo! Wykreślanie zadań daje mi kopa do działania 🙂 A pomysł z magnetycznym flipchartem super, chętnie go podejrzę.

      Co do zeszytów i kartek, to ja je ograniczyłam na rzecz Trello, gdzie też można wykreślać zdania. Na razie się sprawdza, choć czuję, że potrzebuję jeszcze większego udoskonalenia.

  • Edyta Zając

    Och WOW! Jak ja się poczułam <3 Cytujesz mnie! 🙂 Dziękuję kochana!

    • Edyta Zając

      A weekendy offline to mój hit wszechczasów 🙂

    • To cytat, który powstawiam we wszystkie ramki <3

      Bardzo otworzył mi oczy, bo wydawało mi się, że to co zaplanowałam jest najlepszą opcją, a to nie zawsze prawda.

      • Edyta Zając

        Odkąd sama stosuję się do takiej „zasady” jestem o wiele szczęśliwsza i o dziwo realizuję więcej. Myślę, że unikanie spinania się pt. muszę, bo ZAPLANOWAŁAM sprawia, że działa się o wiele bardziej efektywnie, bo chyba radośniej 🙂

        • Mam nadzieję, że u mnie też się sprawdzi 🙂

  • Ja też lubię planować, ale nie do przesady. Chciałabym zacząć zapisywać sobie plany na najbliższe dni, ale nie mogę się nigdy do tego zmobilizować… W konsekwencji trochę z tych czynności opuszczam… W moich planach jest uruchomienie osobistego kalendarza, właśnie między innymi potrzebuję go do planowania wpisów i zapisywania wszystkich moich pomysłów. Potrzebuję też chociaż dziesięciu minut wieczorem, aby zastanowić się czy wszystkie zamierzone plany wypełniłam danego dnia. Jednak zaczekam z tym wszystkim do nowego roku, lepiej będzie mi się działało „od nowego roku” 😉

    • Ja zapisuję pewne zadania od razu albo z samego rana. Podsumowanie zadań kończy się razem z moim dniem pracy, ale zadania notuję od razu, gdy się ono pojawia. Inaczej pewnie bym o tym zapomniała, że miałam je zrobić.

      A takie terminy „od nowego roku”, „od poniedziałku” itp. lubię, ale do rozpoczęcia zawsze się przygotowuję wcześniej. I zwykle tak mnie to motywuje, że zaczynam od zaraz 🙂

  • Trzymam kciuki 😉 ja niestety nie mogę sobie pozwolić na wolne weekendy ;(

  • Przede wszystkim trzeba stawiać sobie cele, które jesteśmy w stanie zrealizować. Ja nie zapisuję planów o których wiem, że naprawdę nie wystarczy mi czasu albo nie jestem w stanie wykonać czegoś z innego powodu. Na takie cele mam osobną listę, która motywuje mnie do zrealizowania trudniejszych celów.

  • Mogę Cię przytulić?;) Mam bardzo podobne doświadczenia jeśli chodzi o planowanie. Czasem wszystko idzie gładko, czasem miliard spraw zalega, bo wydarzyła się jakaś rzecz, która wybiła mnie z rytmu na dwa dni. Potem trudno wrócić do rutyny. Jestem za Tobą całym sercem! Chętnie też przeczytam o tym, czy ten plan pomógł Ci działać efektywniej. Oby pomógł. No 😉

    • Jeśli pomożesz, a czuje, że samo wyrzucenie tego z siebie pozwoliło mi na moje planowanie spojrzeć obiektywniej, to na pewno się tym podzielę 🙂

  • Czetelnik9548

    Nie polecam stawiać laptopa na pościeli, w ten sposób się przegrzewa i niszczy :/

  • Ja bez planowania jestem tak roztrzepana, że nie wiem od czego zacząć. Zawsze zapisuję w planerze nawet najdrobniejsze pierdoły, które miałam zrobić. W ten sposób, nawet jeśli wyskoczy mi coś niespodziewanego, np. spontaniczny wyjazd, nie wybijam się totalnie z rytmu, tylko powiedzmy po powrocie patrzę co planera i stwierdzam, że mam jeszcze dwie godziny żeby zrobić kilka rzeczy. Jeśli nie jestem pewna czy dam radę zrobić coś danego dnia, zapisuję to na klejącej karteczce i jeśli nie zdążę, po prostu „przeklejam” na następny dzień.

  • kudels

    ja mam teraz fazę, że planuje tylko rzeczy konieczne (coś na uczelni, praca, dentysta itp.) a poza tym skupiam się na dniu 🙂 co chcę robić 🙂

  • Magda

    Nie wiem co miałabym wpisywać do kalendarza, jakie plany, zadania,cele do zrealizowania-co wy wpisujecie? Jestem kurą domową i to co jest do zrobienia w domu robię. Można powiedzieć,że sprztam spontanicznie,a ten spontan jest często bo w domu jest porzadek 😀
    Zawsze mnie zastanawiały te notatki w kalendarzu…chyba za nudna jestem skoro mój kalendarz poza umówiony mi wizytami, urodzinami świeci pustką…

    • U mnie dużą część zajmują zdania, telefony, maile związane z pracą, druga część to blog – tu bardziej czego potrzebuję do danego wpisu. Często sprzątanie mam ustawione pod wpis na bloga, więc wcześniej muszę to w jakiś sposób zaplanować, i sam plan wpisów na bloga. Do tego planowanie obiadów (trzymanie się panów idzie mi marnie), terminy opłacenia rachunków, etc.

      • Edyta Zając

        Remember the Milk!

    • A listy zakupów? Planowanie posiłków, może konkretne przepisy do wypróbowania? Listy tematyczne (książki, prezenty)? Mam tez listę „kosmetyki do sprawdzenia” – gdy u koleżanki bądź w sieci trafiam na coś niby fajnego, i chcę to sprawdzić przed ewentualnym zakupem. Zaległe maile i listy? Książki do oddania?

      No ale ja ostatnio zapisuję prawie wszystko, dzięki temu lepiej mi się działa 😉

  • LadyMagma

    Och, tak, zgadzam się! Ostatnio nie aktualizowałam kalendarza na bieżąco i czuję się rozbita, nie wiem kiedy się za co zabrać, od czego zacząć.. studencki nie-ogar chyba 😉 ale walczę z tym 🙂 Wpisywanie pierdół bardzo pomaga, np. jestem teraz w stanie powiedzieć lekarzowi, kiedy i ile razy dostałam dany lek czy kroplówkę podczas trzytygodniowego pobytu w szpitalu w styczniu – ich zdziwienie, a moja radość jest bezcenna 😉 planowanie rządzi <3

  • Świetny post – wiele z Twoich rad muszę wdrożyć w życie 🙂
    O planowaniu i walce z czasem było u nas tutaj: http://drewnianydomek.blogspot.com/2014/09/czas-zapanowac-nad-czasem.html Dodatkowo przekopałam sieć i wynalazłam świetne zegarki i organizery za grosze. Rzućcie okiem 🙂

  • Magda – Dobrze Zorganizowana

    Planować lubię – nie do końca jeszcze wychodzi realizacja tychże planów w 100%, ale nauczyłam się akceptować to, że nie jestem w stanie nad wszystkim dookoła zapanować (np. choroba dziecka, korek na mieście) i dobrze mi z tym 🙂

  • ElaLiska

    Zależy co się planuje 🙂 Jakieś tam cele w bliższej lub dalszej przyszłości lubię mieć np. planowanie podróży – kocham, ale rozplanowanie każdego weekendu pod kontem spędzenia wolnego czasu to nie dla mnie.
    Zaczęłam też wprowadzać w życie takie mikro-planowanie dotyczące głównie porządków. Coś o czym już kiedyś chyba pisałaś, każdego dnia jedno zadanie typu: posprzątanie kuchni, odkurzanie itp. Plus co miesiąc mam listę rzeczy do zrobienia, takich co nie koniecznie trzeba, ale wypadałoby typu: pomalować drzwi do kuchni, ale też np: kupić nowe lustro do przedpokoju. A to dlatego, że mam sklerozę i nie pamiętam 🙂
    No i w moim wypadku tylko planowanie na papierze się sprawdza.

    • Ja odpoczynku też nie planuję i w tej kwestii to jest spontan 🙂 Teraz chyba rozdzielę planowanie pracowe na takie online, a osobiste na papierowe. Myślę, że to dla mnie może by kluczowe.

  • Jestem osobą, która dopiero zaczyna się wdrażać w planowanie. Mam od 2 tygodni organizer (na bazie organizera Aline z DYL), i jestem ogromnie szczęsliwa, bo system zadaniowy, zapisywanie wszystkiego (a więc dużo odhaczania!) działa na mnie mobilizująco. Oczywiście jeszcze daleka groda przede mną, ale perfekcjonizm mi nie grozi 😉 Wyrzuty sumienia w małej dawce są dobre, a rzeczami naprawde nieprzewidzianymi chyba bym się nie zamartwiała wcale.

  • Uwielbiam planować! Niestety coraz częściej muszę odkurzać słowa: „Jeśli chcesz rozśmieszyć pana boga, opowiedz mu o swoich planach”. Ale co zrobić, wszystkiego nie da się przewidzieć. A to co się da, planuję 🙂

    Aniu, głowa do góry! Coś posmutniałaś nam w tym poście (a może źle widzę?)

    • Jesienne depresja spowodowana wytrąceniem z zaplanowanego rytmu 😀 Ale zmieniłam podejście do planowania zgodnie z cytatem i czuję, że będzie lepiej 🙂

  • dunka

    U mnie dobrze sprawdza się zasada planowania tylko 60% czasu pracy. Reszta zostaje na nieprzewidziane sytuacje. Dzięki temu nauczyłam się też odmawiać, co wcześniej przychodziło mi z trudem.

  • Meva

    Po pierwsze, dziękuję za sporo praktycznych pomysłów, które po kawałku staram się wdrażać u siebie. Jeśli zaś chodzi o panowanie nad „wrzutami” w grafik, to rzeczywiście podobno możemy zrealizować ok. 60% zaplanowanych rzeczy. Warto pamiętać i nie stresować się.
    Ja ostatnio nie miałam kompletnie na nic czasu, a nowe zadania pojawiały się. Zauważyłam, że spisanie ich na kartce – nie w kalendarzu pod konkretną datą! – ułatwia realizację i zmniejsza stres pt. „nie zdążyłam tego zrobić!”. Po pewnym czasie po prostu cieszyłam się, że kolejne pozycje odkreślam, nawet jeśli trwało to długo. Powodzenia!

    • Dziękuję! Ostatnio miałam takie chwile, że musiałam przeorganizować cały plan dnia, bo z tego co było do zrealizowanie robiłam 0%. Na szczęście nieprzewidziane okoliczności już się unormowały i dużo więcej zależy ode mnie, ale też staram się być bardziej elastyczna w tym wszystkim 🙂

      Listy zadań kocham i właśnie przestałam je przypisywań do dat, tylko do realizacji projektów. Pomaga!

Close