Jak zaplanować dzień – mój system krok po kroku

jak zaplanować dzień

Jak zaplanować dzień i skutecznie zrealizować wszystkie plany? Dziś dzielę się moim systemem planowania dnia, który wypracowany przez wiele miesięcy, w końcu działa jak należy.

Dlaczego warto planować?

Planowanie jest moim ogromnym uzależnieniem i bez planów nie wyobrażam sobie efektywnego funkcjonowania. Nawet już nie pamiętam, kiedy zaczęłam planować. Intensywność planowania i metody były różne w różnym czasie, ale zawsze planowałam. Dlaczego? Bo posiadanie planu, dawało poczucie bezpieczeństwa i gwarancję, że zrealizuję wyznaczony cel. Brak planu, to w moim wykonaniu totalny chaos i czekanie na odpowiednią chwilę, która rzadko kiedy nadchodzi, a co za tym idzie porażka.

Dziś czuję, że w planowaniu doszłam do takiego punktu, że mogę moim system i doświadczeniem podzielić się z Wami. Bo rzadko kiedy zdarza się, że plan jest zbyt przeładowany albo wyznaczyłam krótkie bloki czasowe na realizację poszczególnych projektów. Mam nadzieję, że te wskazówki Wam się przydadzą niezależnie od tego, czy pracujecie w domu, na etacie, chcecie planować każdy dzień czy realizację jednego projektu.

Wpisy, które mogą Cię zainteresować:

Jak skutecznie planować? Czy planowanie w ogóle ma sens? – moje przemyślenia o planowaniu
Jak skutecznie planować? 5 sposobów, które mi pomogły – niezbędne do skutecznego planowania
Jak zyskać więcej czasu? – rady, dzięki którym m.in. realizuję swoje plany

Jak zaplanować dzień? Mój system krok po kroku

1. Gdzie planować?

Kalendarz/planer/organizer dostosowany do naszych potrzeb to podstawa. Nie ma znaczenia czy będzie realny czy wirtualny, najważniejsze to z niego korzystać. Ja przetestowałam chyba wszystkie możliwe opcje, wspomagane różnymi aplikacjami, aż w końcu zaprojektowałam własny (i na pewno się nim podzielę na blogu, ale nie będę zapowiadać kiedy, bo już tyle razy, to robiłam, a w tym przypadku nie wszystko jest zależne ode mnie). Czasem sprawdzi się też zwykła kartka papieru, ale na dłuższą metę nie jest to dobre rozwiązanie – szczególnie gdy realizujemy projekty rozłożone w czasie.

2. Kiedy planować?

Dla mnie najlepsze jest planowanie tygodniowe. Zazwyczaj nad planem tygodnia siadam w poniedziałkowe poranki albo niedzielne wieczory. Tutaj jednak dobrze jest wypracować swój własny system, bo równie dobre może być planowanie następnego dnia na koniec wykonywanej pracy albo dzień wcześniej wieczorem. Ja mam wiele stałych punktów, dlatego też takie ogarnięcie tygodnia z góry u mnie sprawdza się najlepiej.

Planowanie tygodnia jest dla mnie takim szczególnym momentem, który lubię celebrować. Ulubiony napój, cisza i głowa pełna pomysłów. Idealnie!

jak-zaplanować-dzień

3. Jak planować?

Mój planner jest w wersji kalendarzowej, bo to spotkania, które angażują inne osoby, są planowane z największym wyprzedzeniem i często to pod nie dostosowuję dzień. Wszystkie spotkania, wizyty u lekarza, itp. wpisuję od razu, gdy się o nich dowiaduję i zazwyczaj zabierając się za planowanie tygodnia, już wiem jakie punkty stałe i konieczne, których nie mogę sobie tak po prostu zmienić, mnie czekają.

Kolejny etap to stworzenie listy zadań do zrobienia na dany tydzieńNa początku wprowadzania systemu można ją przygotować na zupełnie osobnej kartce, by uniknąć konieczności nanoszenia poprawek do planu. Taka lista obejmuje zadania obowiązkowe na dany dzień (związane z pracą, przygotowanie wpisu na bloga, przygotowanie zdjęć, 15 minut na sprzątanie) oraz różne zadania, które chciałabym wykonać, ale jeśli ich nie zrobię w danym tygodniu, to nic się nie stanie (pójść na zakupy, wykonać projekt DIY, zrobić nowe główne zdjęcie na bloga, ugotować coś wyjątkowego).

Następnie wyznaczam bloki czasowe na realizację stałych elementów dnia. Zazwyczaj są to bloki 1-2 godzinne i od kilku miesięcy są to stałe pory dla obowiązkowych projektów. W tym czasie całkowicie się odłączam od wszystkich możliwych rozpraszaczy, by maksymalnie wykorzystać czas przeznaczony na realizację zadań.

Na zadania nieobowiązkowe i nieprzypisane do danego dnia, które chciałabym zrealizować w danym tygodniu, mam wyznaczone osobne miejsce w moim kalendarzu, ale równie dobrze sprawdzą się tu karteczki samoprzylepne. Ważne by tych zadań nie było zbyt dużo. Trzeba podejść do tego racjonalnie.

Od zawsze sprawdza się u mnie system 3 dużych zadań dziennie i kilku mniejszych. Kiedy mam obowiązkowe spotkanie, to ono jest jednym dużym zadaniem – wiem na pewno, że wtedy nie zrealizuję jeszcze 3 innych poważnych zadań.

zakreślacze-807x527

System kolorystycznyZakreślacze to absolutne must have. Różne kolory przeznaczone na poszczególne zadania. Zaznaczam nimi cały bok czasowy przeznaczony i często w tym miejscu wpisuję krótką listę to-do. Szczegóły dużych projektów i poszczególne etapy wykonania planuję w Trello – aplikacji, o której już nie raz Wam wspominałam.

Również ważne jest, to by między poszczególnymi blokami czasowego zapewnić sobie przerwy. Nie można o tym zapomnieć! Do tego nie planować 100% czasu w ciągu dnia – wtedy na pewno nie zrealizujemy wszystkich zadań. Trzeba zachować margines na nieprzewidziane zdarzenia, które się pojawią.

Jeśli chodzi o mój system to tyle! Podzielcie się swoimi sposobami na planowanie dnia. Jak to u was wygląda? Która metoda sprawdza się najlepiej – planowanie z wyprzedzeniem, każdego poranka, w kalendarzu, organizerze czy na kartkach?

Autorka: Ania Legenza

Jestem blogerką, żoną, mamą, miłośniczką planowania i dobrej organizacji. Wierzę, że porządek w domu oznacza porządek w życiu i od 4 lat przekonuję o tym innych :)

  • Zdecydowanie sprawdza mi się planowanie w niedzielny wieczór – spisuję wtedy zarówno drobne rzeczy, jak i te większe do wykonania. Podobnie jak Ty, nie planuję zbyt wielu „dużych” zadań na jeden dzień, bo już wielokrotnie przekonałam się, że to po prostu nie ma sensu i tylko powoduje niepotrzebny stres. Wszystkie z góry wiadome wydarzenia (koncerty, teatr, opera, wesela) czy wizyty (lekarz, fryzjer, manicure, masaż) wpisuję w kalendarz w dniu, w którym ustalam ich datę. Również sprawdzona metoda jak u Ciebie, bo z czasem takie rzeczy uciekają – szczególnie jeśli są za kilka dni/tygodni/miesięcy. Wpisuję również niektóre sprawy ze znakami zapytania, np. spotkanie ze znajomymi, które jest potwierdzone fifty-fifty. Chcę mieć po prostu wgląd do tego, że być może takie coś będzie miało miejsce i lepiej, żebym nie planowała w tym czasie czegoś większego. W trakcie każdego dnia wykreślam te sprawy, które już są załatwione, a wieczorem robię ostateczny przegląd. Zdarza się, że niektóre sprawy trzeba przełożyć (i nie jest to prokrastynacja!) – wtedy po prostu wpisuję je albo na następny dzień albo już na ten konkretny, w którym mają mieć miejsce. W pierwszym przypadku służy mi to jako taka przypominajka – wolę zmieniać datę wykonania czegoś niż zupełnie o tym zapomnieć 🙂 Nie wiem, czy tylko ja mam takie zboczenie, ale uwielbiam mieć zadania zaznaczone w kalendarzu jakimś kolorem, a później je wykreślać grubą kreską 😉 uff, to chyba tyle…

    • Wykreślanie zadań – uwielbiam! Chyba nic mnie tak nie motywuje do dalszej pracy jak świadomość tego ile już robiłam 🙂

    • W.

      Gdybym miała opisać swój plan działania i planowania to napisałabym właśnie w taki sposób. Podstawa to kalendarz (poręczny, papierowy, niezmiennie od lat takie samo wydanie) i evernote, bo również pod ręką. Dodałabym tylko, że mając podgląd tygodniowy w tym kalendarzu na kolorowej kartce wklejam listę rzeczy do zrobienia – na już i na wolną chwilę, to co zrobię w danym tygodniu odkreślam, to czego nie, przeklejam na następny tydzień. Również stosuję kolory – u mnie tematycznie – zielone to aplikacja, czarne to szeroko pojęta kultura i sport i spotkania ze znajomymi, niebieskie to są rzeczy ‚zwyczajne’ i codzienne, czerwone to wizyty i terminy. Na poziomie tego kalendarza nie mieszam swoich spraw z pracą i jedynie wpisuję urlop w niego. W pracy mam drugi, ‚służbowy’ kalendarz, wprawdzie mój osobisty, ale już formalnie prowadzony, w sytuacji gdy ktoś miałby przejąć moje sprawy lub nagle mnie nie będzie, to żeby współpracownicy mogli łatwo ogarnąć. 😉 W Evernote również dubluję praca/życie, ale w przypomnieniach już mam mix. Nie planuję za to dni i pracy godzinowo, ponieważ to u mnie nie działa. 8 godzin dziennie zajmuje mi praca, z czego nie zawsze mogę sobie zaplanować dzień, bo zbyt często mi coś wyskakuje w niej.

  • Ja do planowania używam Evernote. U mnie się sprawdza i bardzo go lubię. 🙂

  • Ivai Q

    Dla mnie największym „utrapieniem” jest nieunormowany czas pracy, a także pracujące weekendy. Trudno jest mi przez to ustalić sobie stały rytm tygodnia – np. w domu rodzinnym środa i sobota to zawsze były dni na sprzątanie i po szkole nie było z tym problemu. No, ale nie powinna być to wymówka. Prawda też jest taka, że rozleniwił mnie mój mąż, który jest mistrzem w dziedzinie nie sprzątania.
    W każdym razie widzę, że przyda mi się większy kalendarz zdecydowanie 🙂 Może wtedy łatwiej też będzie mi pogodzić godziny pracy z zajęciami domowymi.
    I również uwielbiam odhaczać to, co już udało mi się wykonać! 😀 Moja siostra z kolei uwielbia dodawać do ważnych wydarzeń, np. urodzin jakiś obrazek. W tym roku przy moich zagościło dorodne jabłuszko 😀

    • Z naklejkami mam podobnie – nawet jako nastolatka miałam taki kalendarz z dodatkowymi naklejkami, które można było przykleić do ważnych dat, super sprawa, tylko wtedy szkoda było mi je zużyć! A teraz znów ciężko kupić takie naklejki 🙂

    • Anna Boruch

      Stały rytm tygodnia, to coś na co naprawdę mało osób może sobie pozwolić. Ale brak cykliczności nie wyklucza planowania! Ba, taka tygodniowa rozpiska naprawdę pomaga wtedy jeszcze bardziej 🙂 Za czasów pracy etatowej, na trzy zmiany z siedmiodniowym tygodniem pracy, odkryłam kalendarze książkowe z tygodniowym planem na lewej i wolną kartką na notatki z prawej strony. Do dni przypisywałam tylko elementy nienaruszalne (jak umówione wcześniej spotkania itp.) natomiast po prawej… zadania na cały tydzień na żółtych karteczkach. Zrobione? karteczka wylatuje z kalendarza. Niezrobione? Przeklejam ją na następny tydzień 🙂 Ty sposobem unikałam też wiecznego kreślenia po kalendarzu (nie cierpię).
      Co do sprzątania – faktycznie był z tym problem do czasu kiedy przyjęliśmy system, o którym pisze też Ania przy okazji harmonogramów sprzątania, czyli „codziennie coś”. W ten sposób udaje nam się też chronić wolne dni – są naprawdę wolne, a nie poświęcone na walkę o porządek. Mężowi rozpisz grafik, a za jego złamanie każ zapłacić do świnki skarbonki – szybko się nauczy 😉

      • Ivai Q

        Świetny pomysł z tym kalendarzem 😀 Czatuję już na jakiś przyszłoroczny, który raz:
        – będzie większy i bardziej przejrzysty niż obecny;
        – z miejscem na notatki.
        Tego ewidentnie w moim kalendarzu brakuje. Wcześniej po prostu nie było mi to potrzebne, ale teraz kiedy „jestem na swoim” wyraźnie potrzebuję czegoś bardziej zorganizowanego.
        I dopisuję sobie kupno kolorowych karteczek – dzięki za pomysł!
        Muszę przyznać, że na chwilę obecną jest już lepiej z porządkami – zrobiliśmy z mężem jedne, wielkie, wspólne porządki jakiś czas temu, a teraz po prostu pilnujemy by nadal utrzymać ten porządek. I jakie wnioski? Otóż takie, że dzisiaj sprzątanie łazienki zajęło mi dosłownie 15 minut !!! Codziennie też staram się odkładać swoje rzeczy na miejsce, wobec czego nieunormowany czas pracy nie jest już aż takim problemem (no dobra.. wymówką), bo obowiązki się nie zdążą namnożyć 🙂 można by rzec, że Wasza zasada „Codziennie Coś” jest Złotą Zasadą w moim otoczeniu 😀

        • Ale się cieszę! A codziennie coś sprawdza się zawsze w każdej dziedzinie życia 🙂

  • U mnie planowana może być jedynie codzienna praca od 8-16, wszystko inne to w zasadzie plany z dnia na dzień lub z tego samego dnia

  • Jeśli ktoś mnie kiedyś zmotywuje do planowania dziennego, to będziesz Ty.

    • :* To mam nadzieję, że tego dokonam! 🙂

      • Ciągle nie udało mi się wprowadzić określonego kodu kolorystycznego, ale za to kiedy wróciłam z wakacji, fizycznie tęskniłam za swoim organizerem (kilka dni obsuwy w drukarni) i za możliwością spisania tego wszystkiego, co mi hasa po głowie, i ogarnięcia na raz. A ten wpis jest jednym z moich ulubionych ever!

  • Lubię planować kolejny dzień wieczór wcześniej, jeśli chodzi o pomniejsze zadania i mieć ogólny ogląd całego tygodnia. 🙂 Najczęściej zapisuję plan dnia w papierowym kalendarzu, ale wszelkie wizyty, spotkania – rzeczy na konkretną godzinę – zapisuję w Google Calendar i ustawiam przypomnienie.

    • Z Google Calendar też korzystam, choć głównie dlatego, że mamy swoje kalendarze udostępnione z mężem i możemy razem ogarniać swoje plany. Do tego też mamy tam jeden kalendarz z ważnymi rodzinnymi datami i tu przypomnienia są bardzo, bardzo pomocne 🙂

  • Uwielbiam takie wpisy, dzięki nim w tym roku mania planowania dopadła i mnie. Nigdy nie lubiłam planować, ale przy pracy zdalnej po prostu nie da się inaczej. 🙂 Wykreślanie kolejnych zadań jest naprawdę motywujące. Tak właściwie jednak kończę planowanie tylko na pracy, czasami dodam coś, co koniecznie chcę zrobić w czasie wolnym, żeby go nie „przebimbać”, poza tym raczej nie planuję nic. Chociaż chyba rozszerzę planer o bloga, bo trochę na tym cierpi. 😀

  • My też lubimy planować z wyprzedzeniem cały tydzień, najchętniej w niedzielę wieczorem. Siadamy wygodnie z kubkiem zielonej herbaty i rozpisujemy spotkania, zadania, zakupy, jadłospis. A co do odhaczania większych zadań i projektów – polecamy darmową Asanę:) Dzięki niej oszczędzamy sporo czasu każdego dnia!

  • Ja nadal pracuję nad najbardziej efektywnym wykorzystaniem swojego czasu. Choć wykreślanie to to co mnie motywuje najbardziej 😉 Wszystko spisane ma większe powodzenie wykonania dlatego od tego staram się zaczynać dzień 🙂

    • Tak, spisanie celów i marzeń i ich wizualizacja, to moc sprawcza! Jeśli czegoś nie spiszę, to ucieknie, a szanse, że do tego wrócę i zrealizuję, bardzo bardzo małe. A z efektywnym wykorzystaniem czasu, to jest tak, że chyba nigdy nie osiągniemy pełnego sukcesu. Wszystko się zmienia i ciągle trzeba się tego uczyć od nowa.

  • Dzięki :* Mam nadzieję, że dam radę już niedługo wszystko ogarnąć – maksymalny termin to końcówka roku, byśmy nowy mogły zacząć z idealnym i kompleksowym kalendarzem 🙂

  • ja robię podobnie- planowanie tygodnia, bloki czasowe na konktetne sprawy i dzialanie z listami pod reka 🙂
    to prawda, ze wazne jest aby tych list nie przeladowac i zostawiac sobie margines czasu na nieprzewidziane sprawy..
    poza tym- widze po sobie, latem, w upale robie mniej niz w normalnych warunkach, staram sie byc elastyczna w tym planowaniu i sie „nie zajechac” 🙂

    • Upał wysysa energię, ale ja dużo więcej realizuję jednak w letnie miesiące niż zimą. Słońce daje mi kopa do działania i nawet jak temperatury są mega wysokie, to jest ze mną lepiej niż zimą 🙂 Ale zdarza się, że godziny najwyższych temperatur spędzam na relaksie a pracą i obowiązkami zajmuję się wczesnym rankiem i popołudniami.

  • Ja próbowałam aplikacji, ale zdecydowanie wygrywa u mnie metoda organizer/kalendarz. Chociaż zdaję sobie sprawę, że w przypadku kiedy zgubię kalendarz to jestem „w lesie”, to jednak zdecydowanie to wolę. Zakreślam przewidziany czas na daną czynność. zadanie/ wizytę i staram się trzymać tego. Lubię zaplanować cały tydzień wcześniej, każde wydarzenie umieścić w kalendarzu wraz z przypominajką w postaci karteczki

  • Ja jestem mało poukładana niestety 😛

  • O Trello uslyszalam stosunkowo niedawno, bo moze 2 miesiace temu, ale juz wiem, ze nie wyobrazam sobie bez tej aplikacji zycia. Zapisuje tam wszystkie pomysly, plany, rzeczy do zrobienia – doslownie wszystko. Aplikacja jest bardzo intuicyjna i przejrzysta.

  • Mnie to najlepiej wychodzi w kalendarzu, choć przyznam, że od strony graficznej i estetycznej troszkę go zaniedbałam 🙂

  • Tak, jest czas na spontan, a dzięki temu, że kilka godzin w ciągu dnia mam zaplanowanych i wykorzystuję je pełną mocą, mogę sobie częściej pozwolić na to, co nieplanowane 😉

  • Ja używam aplikacji do planowania. Świetnie się sprawdza i również, tak jak Ty, celebruję dzień, w którym planuję. Jednak ja wolę planować kolejny dzień, a nie cały tydzień. 😉

  • Po moim wypadku, w którym połamałam nogę cały system planowania uległ destrukcji 🙂 nie wiem czy to po prostu jakiś syndrom pourazowy, że ciągle coś robię…a nic nie jest zrobione, czy po prostu praca w domu nie jest dla mnie :))

    • Każda zmiana, a na pewno jest to złamanie nogi, wymaga dostosowania do nowych okoliczności. A później znów trzeba się dostosować do tego jak było, więc daj sobie czas na powrót do sprawności w realizacji zadań. Czasem lepiej coś odpuścić, przemyśleć jak robić, niż robić za wszelką cenę 🙂

  • Też uwielbiam planować, właśnie leży obok mnie kartka z planami na dziś 😉 Mój problem polega na tym, że zawsze wypisuje wszystkie zadania, które CHCĘ wykonać, a nie zawsze udaje się to czasowo 😀 Próbowałam już zastosować system priorytetów ale u mnie się to nie sprawdza, wybieram co MUSZĘ zrobić na bieżąco 😀

  • nat

    Ja tylko wpisuję na bieżąco rzeczy, które muszę/chcę zrobić w tygodniu. Potem codziennie zaglądam do kalendarza i sprawdzam, co dziś jest do zrobienia i pod to rano (albo dzień wcześniej wieczorem) planuję dzień. Ale ja nie pracuję, siedzę z dzieckiem w domu, więc sprawa wygląda trochę inaczej 🙂 A takie obowiązki domowe jak sprzątanie czy gotowanie uzależnione są od kilku czynników (np. teraz jak jest w południe gorąco, to zabieram Małego na zakupy wcześniej rano i sprzątam dopiero po powrocie), więc tu mój plan jest elastyczny.

  • Ania.aa

    Pracuję na rano lub popołudnie. Staram sie ogarniać dom na bieżąco plus robić coś co wisi nade mną długo (mam to na liście) – są to jakieś rzeczy do zrobienia w domu lub jakieś zakupy odkładane wizyty, fachowcy. Teraz gdy upały i nic mi się nie chce – ogarniam to co na bieżąco.

    Na zwykłej kartce zapisuję sprawy do załatwienie (też rzeczy do zrobienia w domu). Przeglądam ją codziennie i planuję kiedy mogę coś zrobić i z przyjemnością wykreślić z listy.

    Robię tez czasem listy dzienne lub kilkudniowe.

    Ja lubię pisać, planować. Mam wtedy nad tym kontrolę. Chaos wyprowadza mnie z równowagi i stresuje 😉

    • To masz podobnie jak ja z tym planowaniem. Czasem zamiast zabrać się za realną pracę, to planuję i planuję 😉 I z tymi upałami u mnie podobnie. Pracę planuje (co jest do zrobienia), ale już godziny jej wykonania są bardzo elastyczne, bo w moich standardowych godzinach padam z gorąca i nawet nie chce mi się patrzeć na laptopa.

  • Mnie wystarcza papierowy kalendarz (bez niego, jak bez ręki) i plan miesięczny (spotkań, wydarzeń, wyjazdów itp.) dla ogólnego oglądu 🙂

Close