Jak zaplanować dzień – mój system krok po kroku

jak zaplanować dzień

Jak zaplanować dzień i skutecznie zrealizować wszystkie plany? Dziś dzielę się moim systemem planowania dnia, który wypracowany przez wiele miesięcy, w końcu działa jak należy.

Dlaczego warto planować?

Planowanie jest moim ogromnym uzależnieniem i bez planów nie wyobrażam sobie efektywnego funkcjonowania. Nawet już nie pamiętam, kiedy zaczęłam planować. Intensywność planowania i metody były różne w różnym czasie, ale zawsze planowałam. Dlaczego? Bo posiadanie planu, dawało poczucie bezpieczeństwa i gwarancję, że zrealizuję wyznaczony cel. Brak planu, to w moim wykonaniu totalny chaos i czekanie na odpowiednią chwilę, która rzadko kiedy nadchodzi, a co za tym idzie porażka.

Dziś czuję, że w planowaniu doszłam do takiego punktu, że mogę moim system i doświadczeniem podzielić się z Wami. Bo rzadko kiedy zdarza się, że plan jest zbyt przeładowany albo wyznaczyłam krótkie bloki czasowe na realizację poszczególnych projektów. Mam nadzieję, że te wskazówki Wam się przydadzą niezależnie od tego, czy pracujecie w domu, na etacie, chcecie planować każdy dzień czy realizację jednego projektu.

Wpisy, które mogą Cię zainteresować:

Jak skutecznie planować? Czy planowanie w ogóle ma sens? – moje przemyślenia o planowaniu
Jak skutecznie planować? 5 sposobów, które mi pomogły – niezbędne do skutecznego planowania
Jak zyskać więcej czasu? – rady, dzięki którym m.in. realizuję swoje plany

Jak zaplanować dzień? Mój system krok po kroku

1. Gdzie planować?

Kalendarz/planer/organizer dostosowany do naszych potrzeb to podstawa. Nie ma znaczenia czy będzie realny czy wirtualny, najważniejsze to z niego korzystać. Ja przetestowałam chyba wszystkie możliwe opcje, wspomagane różnymi aplikacjami, aż w końcu zaprojektowałam własny (i na pewno się nim podzielę na blogu, ale nie będę zapowiadać kiedy, bo już tyle razy, to robiłam, a w tym przypadku nie wszystko jest zależne ode mnie). Czasem sprawdzi się też zwykła kartka papieru, ale na dłuższą metę nie jest to dobre rozwiązanie – szczególnie gdy realizujemy projekty rozłożone w czasie.

2. Kiedy planować?

Dla mnie najlepsze jest planowanie tygodniowe. Zazwyczaj nad planem tygodnia siadam w poniedziałkowe poranki albo niedzielne wieczory. Tutaj jednak dobrze jest wypracować swój własny system, bo równie dobre może być planowanie następnego dnia na koniec wykonywanej pracy albo dzień wcześniej wieczorem. Ja mam wiele stałych punktów, dlatego też takie ogarnięcie tygodnia z góry u mnie sprawdza się najlepiej.

Planowanie tygodnia jest dla mnie takim szczególnym momentem, który lubię celebrować. Ulubiony napój, cisza i głowa pełna pomysłów. Idealnie!

jak-zaplanować-dzień

3. Jak planować?

Mój planner jest w wersji kalendarzowej, bo to spotkania, które angażują inne osoby, są planowane z największym wyprzedzeniem i często to pod nie dostosowuję dzień. Wszystkie spotkania, wizyty u lekarza, itp. wpisuję od razu, gdy się o nich dowiaduję i zazwyczaj zabierając się za planowanie tygodnia, już wiem jakie punkty stałe i konieczne, których nie mogę sobie tak po prostu zmienić, mnie czekają.

Kolejny etap to stworzenie listy zadań do zrobienia na dany tydzieńNa początku wprowadzania systemu można ją przygotować na zupełnie osobnej kartce, by uniknąć konieczności nanoszenia poprawek do planu. Taka lista obejmuje zadania obowiązkowe na dany dzień (związane z pracą, przygotowanie wpisu na bloga, przygotowanie zdjęć, 15 minut na sprzątanie) oraz różne zadania, które chciałabym wykonać, ale jeśli ich nie zrobię w danym tygodniu, to nic się nie stanie (pójść na zakupy, wykonać projekt DIY, zrobić nowe główne zdjęcie na bloga, ugotować coś wyjątkowego).

Następnie wyznaczam bloki czasowe na realizację stałych elementów dnia. Zazwyczaj są to bloki 1-2 godzinne i od kilku miesięcy są to stałe pory dla obowiązkowych projektów. W tym czasie całkowicie się odłączam od wszystkich możliwych rozpraszaczy, by maksymalnie wykorzystać czas przeznaczony na realizację zadań.

Na zadania nieobowiązkowe i nieprzypisane do danego dnia, które chciałabym zrealizować w danym tygodniu, mam wyznaczone osobne miejsce w moim kalendarzu, ale równie dobrze sprawdzą się tu karteczki samoprzylepne. Ważne by tych zadań nie było zbyt dużo. Trzeba podejść do tego racjonalnie.

Od zawsze sprawdza się u mnie system 3 dużych zadań dziennie i kilku mniejszych. Kiedy mam obowiązkowe spotkanie, to ono jest jednym dużym zadaniem – wiem na pewno, że wtedy nie zrealizuję jeszcze 3 innych poważnych zadań.

zakreślacze-807x527

System kolorystycznyZakreślacze to absolutne must have. Różne kolory przeznaczone na poszczególne zadania. Zaznaczam nimi cały bok czasowy przeznaczony i często w tym miejscu wpisuję krótką listę to-do. Szczegóły dużych projektów i poszczególne etapy wykonania planuję w Trello – aplikacji, o której już nie raz Wam wspominałam.

Również ważne jest, to by między poszczególnymi blokami czasowego zapewnić sobie przerwy. Nie można o tym zapomnieć! Do tego nie planować 100% czasu w ciągu dnia – wtedy na pewno nie zrealizujemy wszystkich zadań. Trzeba zachować margines na nieprzewidziane zdarzenia, które się pojawią.

Jeśli chodzi o mój system to tyle! Podzielcie się swoimi sposobami na planowanie dnia. Jak to u was wygląda? Która metoda sprawdza się najlepiej – planowanie z wyprzedzeniem, każdego poranka, w kalendarzu, organizerze czy na kartkach?

Autorka: Ania Legenza

Jestem blogerką, żoną, mamą, miłośniczką planowania i dobrej organizacji. Wierzę, że porządek w domu oznacza porządek w życiu i od 4 lat przekonuję o tym innych :)

Close