Planowanie krok po kroku. Narzędzia do planowania

Każdy z nas planuje. I nie zawsze potrzebuje do tego ślicznych planerów, kalendarzy, dodatkowych aplikacji i naklejek. Są sytuacje gdy plan po prostu się pojawia, a my od razu przystępujemy do realizacji. Gdy wybieramy się na zakupy i zastanawiamy co kupić, by ugotować obiad, to jest to planowanie obiadów. Jeśli zastanawiamy się czego brakuje w naszej jesiennej szafie przed pójściem na zakupy, to planujemy garderobę. Gdy zastanawiamy się, jaką kolejną rzecz wykonać w ciągu dnia, to też planujemy. To planowanie odbywa się w głowie, a nie na papierze. Dla wielu osób planowanie kojarzy się z ograniczeniem elastyczności i swobody, a plan zrobiony na papierze wiąże się ze stratą czasu, albo poczuciem, że „nic nie poszło zgodnie z planem”. Jednak co w sytuacji gdy chcemy mieć szerszy obraz niż najbliższa godzina, dwie?

Przekonałam się, że przelewając wszystkie rzeczy z głowy na papier, które mamy do zrobienia, odzyskujemy spokój. Spokój potrzebny do efektywnego działania. Dlatego jestem zwolenniczką planowania na papierze (albo online jeśli komuś to odpowiada). Dziś mam dla Was listę narzędzi, które ułatwiają planowanie. I choć tak naprawdę wystarczy zwykła kartka i długopis, to jednak dopasowane do naszych potrzeb rozwiązania są nieocenioną pomocą w realizacji planów. Chodzi przecież o to by ułatwiać sobie życie, a nie wiązać ręce.

Narzędzia do planowania

1. Notesy i notatniki

To narzędzia, które zastępują stos walających się kartek papieru. Zazwyczaj mają wolną, niezagospodarowaną przestrzeń, w której możemy dowolnie pisać i planować. Dla mnie notes jest trochę takim brudnopisem. Tutaj zapisuję wszystkie myśli, pomysły, zadania, wskazówki, które przyjdą mi do głowy. To miejsce na codzienną burzę mózgów, przeprowadzaną sama ze sobą. To najprostszy sposób by zrozumieć ile jest przed nami, zapisać wszystko, dosłownie wszystko, za co chcemy się zabrać. Dopiero później przekładam takie notatki na konkretne zadania wpisane do tygodniowego planera.

Co zapisuję w moim notesie:
  • codzienną listę spraw
  • dalsze plany na dany miesiąc
  • pomysły na najbliższą porę roku
  • zadania do wykonania w ramach projektu w pracy, 1 kartka = 1 projekt
  • listę zakupów

2. Kalendarze i planery

Kalendarz czy planer? Które narzędzie wybrać do osobistego codziennego planowania. Tak naprawdę wszystko zależy od naszych potrzeb i predyspozycji. Obecnie tendencja jest taka, że kalendarze mają wpisane daty, a planery zwykle nie. Które rozwiązanie jest lepsze? Dla mnie planer bez wpisanych dat jest zdecydowanie bardziej uniwersalny. Czasem trafi się tydzień, gdy choruję i nie planuję nic, a innym razem plany zmienią się tak bardzo, że muszę zaplanować wszystko od nowa. W planerze bez dat bez problemu, to zrobię. Uzupełnienie ich na początku tygodnia zajmuje tylko chwilkę, a tak naprawdę nie jest też konieczne, jeśli nie wybiegamy precyzyjnie z planami na długie tygodnie do przodu.

To co dla mnie jest też ważne, to widok całego tygodnia. Korzystam z takiego bodajże od 2014 roku i nie ma dla mnie lepszego rozwiązania. Dzięki temu, że mam obraz tygodnia a nie tylko dnia, jestem w stanie mądrzej rozłożyć wszystkie zadania i wydarzenia w czasie. Mam obraz mojego czasu w pracy i poza nią. Wiem, czy uda się jeszcze coś wcisnąć w tym tygodniu, czy raczej trzeba odpuścić na kolejny.

Dla spraw, które dotyczą nie tylko mnie, ale przede wszystkim moich bliskich wybieram kalendarz ścienny. Lubię rzucić na niego okiem przy śniadaniu, albo podczas wieczornej herbaty i ustalić „co dalej”. Tu mamy zaplanowany miesiąc dla całej naszej rodziny. Wszystkie ważne wydarzenia, wyjazdy, wizyty u lekarzy czy odwiedziny gości. Dzięki temu mam szeroki obraz tego, jak będzie wyglądał nasz miesiąc. W kalendarzu rodzinnym zapisujemy też obiady i zajęcia, które powtarzają się co tydzień (dzień fotek, planszówkowe wieczory, lekcje tańca w przedszkolu).

Oprócz planera i kalendarza rodzinnego korzystam też z tygodniowego menu. To rozwiązanie, po które sięgamy gdy wiemy, że tydzień będzie wyjątkowo ciasny i nie chcemy improwizować z gotowaniem. Mając zaplanowane śniadania, obiady, kolacje i przystawki łatwiej nam ogarnąć jedną dużą listę zakupów i zawartość lodówki. Oczywiście czasami posiłki zmieniają się miejscami bo lasagne’a wymaga więcej czasu niż sałatka, a nie wszystkie sytuacje da się przewidzieć.

Z racji ciąży ostatnio główna cześć planowania przeniosła się na moje biurko. Do takiego biurkowego planowania zadań lubię używać planerów biurkowych. Ja preferuję układ taki sam jak w planerze książkowym, jednak na rynku jest sporo rozwiązań tego typu i każdy może dobrać coś dla siebie. Kluczowa cecha to fakt, że zawsze mam go na biurku. Gdy zaczynam dzień jedno spojrzenie wystarczy by wyłuskać wszystkie istotne zadania na dziś.

3. Aplikacje

Dla mnie najlepszym połączeniem jest planowanie na papierze i cyfrowo. Na papierze planuję sprawy bieżące – na dany dzień, tydzień, miesiąc. Tak, bym zawsze miała je przed oczami. Cyfrowo planuję głównie projekty związane z pracą. Przede wszystkim dlatego, że są one mocno rozłożone w czasie. Gdy termin realizacji jakiegoś zadania jest bliższy, wpisuję je do planera. Część z nich jest realizowana również z innymi osobami, dlatego cyfrowo jest łatwiej – każda osoba ma wgląd do planów i pomysłów.

Aplikacje, z których korzystam:
  • Trello – podstawowa aplikacja, z której korzystam od wielu lat. Pisałam o niej na blogu już nie raz. Przede wszystkim mam w niej rozpisane projekty blogowo-biznesowe, ale też sprawy domowe -> tutaj znajdziecie artykuł o tym, jakie domowe sprawy organizuję w Trello.
  • Kalendarz Google – druga aplikacja, bez której nie wyobrażam sobie codziennego funkcjonowania. Zapisuję tutaj wydarzenia, gdy ich daty są dalsze niż tydzień do przodu. Jednak jej najważniejsza funkcja jest taka, że możemy utworzyć różne kalendarze. Mam tu np. kalendarz Jaskra (rozpisane terminy szczepień i odrobaczania), kalendarz ważnych rodzinnych dat (nasze rocznice czy urodziny rodziny i znajomych) i nasze kalendarze osobiste. Bardzo przydatne jest to, że zarówno ja, jak i Sebastian, mamy dostęp do widoku naszych kalendarzy osobistych, a każde z nas może edytować wydarzenia we wspólnych. Dla naszej codziennej rodzinnej organizacji to absolutny niezbędnik.
  • Notatki – aplikacja prosto z macbooka. Uwielbiam ją, dlatego że synchronizują się błyskawicznie pomiędzy komputerem a telefonem. Tutaj mam spisane podręczne informacje, typu nr NIP, adres, gdy chcę nadać paczkę, czy cytat, który gdzieś zobaczyłam. To po prostu notes, z którego korzystam, gdy nie mam przy sobie wersji papierowej. Dobrą, alternatywą dla tej aplikacji może być Evernotę, z którego korzystałam w przeszłości.

4. Akcesoria – naklejki, zakreślacze, karteczki

One uprzyjemniają mi planowanie, ostatnio szczególnie doceniłam moc naklejek. Przestałam korzystać z kolorowych długopisów i zakreślaczy, a z pomocą naklejek – znaczników, wyróżniam wyjazdy, spotkania czy uroczystości albo kluczowe terminy.

Często też korzystam z karteczek post it, które mogę przykleić w dowolnym miejscu i zostawić sobie lub Sebastianowi wiadomość.

5. Ściana tablicowa

To rzecz, z której korzystamy głównie do planowania zadań w pracy, ale tylko dlatego że mamy ją w biurze. Uwielbiam ją! Zazwyczaj nasz plan na ścianie obejmuje 3 obszary: najbliższy tydzień z podziałem na dni, następny tydzień oraz inbox, w który wrzucamy inne niepilne zadania. Tutaj każde z nas zapisuje zadania, które ma przed sobą, razem robimy plan na dany tydzień. Część z naszych zadań jest powiązanych, inne zupełnie nie, dlatego taki obraz naszych planów na ścianie bardzo się przydaje.

Taka ściana do planowania może być świetnym organizerem całej rodziny. Do planowania tygodnia, miesiąca, posiłków, zapisywania wiadomości. Jeśli tylko macie możliwość i podobają się Wam takie rozwiązania, to bardzo polecam!

Czy muszę korzystać ze wszystkich narzędzi, by skutecznie planować?

Nie! Najważniejsze jest to, by znaleźć takie narzędzie, które dla nas będzie pomocne w realizacji planów. Czasem wystarczy zwykła kartka papieru, a innym razem okaże się, że to jednak za mało. Moje codzienne niezbędniki już znacie i choć jak to spisałam, to wydaje mi się ich dużo, to jednak jest to dla mnie totalnie naturalne. Bardzo mocno odczuwam, że każde 15 minut poświęcone na planowanie, to zaoszczędzona godzina.

Do planowania długoterminowych celów i projektów korzystam z własnoręcznie zaplanowanego planer, którym podzielę się z Wami za tydzień! 🙂 A Wy z jakich narzędzi do planowania korzystacie?

Autorka: Ania Legenza

Jestem blogerką, żoną, mamą, miłośniczką planowania i dobrej organizacji. Wierzę, że porządek w domu oznacza porządek w życiu i od 4 lat przekonuję o tym innych :)

Close