Jak skutecznie planować? 5 sposobów, które mi pomogły.

jak skutecznie planować

Kilka miesięcy temu pisałam „Jak skutecznie planować nie planując? Czy planowanie ma sens? Jak zaplanować i przygotować się na to, co nieprzewidziane? Jak wrócić do swojej rutyny po zawirowaniu, które wszystko zmienia? Takie pytania zadaję sobie od kilku miesięcy, bo życie nieustannie mi pokazuje, że ma inne plany niż te wyznaczone przeze mnie. Dzisiejszy wpis jest bardziej zbiorem moich refleksji niż sprawdzony sposobów na skuteczne planowanie i mam nadzieję, pozwoli uporządkować mi (żeby nie powiedzieć zaplanować) moją rutynę i działanie bez planów”. A do tego zobowiązałam się, że jeśli znajdę rozwiązanie, to się nim z Wami podzielę. I tak właśnie się dzielę, bo jest zdecydowanie lepiej niż te kilka miesiący temu.

Nie wiem czy więcej planuję i realizuję, ale nie czuję rozgoryczenia związanego z brakiem realizacji planów. Są tak samo szczegółowe, tak samo dla mnie ważne, wszystko daję radę uporządkować i mam nadzieję, zbliżam się do zrealizowania celów postawionych na ten rok. I choć przeciwności się zdarzają to nie podcinają mi skrzydeł :).

Jak skutecznie planować? 5 sposobów, które mi pomogły.

1. Realizacja projektów, nie zadań

Jeden komentarz Oli – Pani Swojego Czasu, który zmienił moje podejście do tego, co robię. Nie ważne jak i kiedy zrealizuję projekt, ważne by był zrealizowany na czas. Często miałam poczucie, że nawaliłam, kiedy nie wykonałam jakiegoś zadania, które zaplanowałam na dany dzień. A wcale tak nie było, bo nikt na tym nie cierpiał, ani ja, ani klient, ani blog. Projekt ostatecznie był zrealizowany na czas, tylko zostawało moje poczucie niezadowolenia, bo realizacja pojedynczego zadania przesunęła się o dwa dni.

2. Akceptacja niezrealizowanych zadań i zmiany planów

Bardzo ściśle związane z punktem pierwszym. Chciałoby się kończyć projekty przed czasem, oj chciało. Ale nie zawsze tak jest i trzeba to zaakceptować. Nawet jeśli mamy najlepszy plan, który pozwala nam wypracować zapas czasu i skończyć wcześniej, to nie zawsze to wychodzi. Czasem z naszej winy, czasem nie. I to było moją największą bolączką – chciałam, mogłam i nie zrealizowałam wtedy kiedy chciałam, bo coś. A nawet jeśli czegoś nie zrobimy w ogóle, to czy nasz świat się od tego zawali? No właśnie nie! Pora się z tym pogodzić :).

3. 100% skupienia

Maksymalne skupienie na realizacji danego zadania sprawi, że nasze planowanie będzie skuteczne. W osiągnięciu tego stanu pomogło mi całkowite wyłączenie wszystkich powiadomień w telefonie. Początkowo wyłączałam je tylko wtedy, gdy miała dużo pracy i potrzebowałam się skupić tylko na niej. Teraz powiadomienia z maili, smsów i wszystkich social mediów mam wyłączone zawsze, niezależnie od tego, co robię. Bywa, że nie odbieram telefonów, mimo że ktoś się do mnie dobija, bo mam wyłączone dźwięki. Trudno, jeszcze nic złego się nie stało, a zwykle nie są to sprawy tak pilne, by wymagały mojej natychmiastowej reakcji.

Takie odłączenie pozwala mi wykonać to, co mam do zrobienia dwa razy szybciej. Początki są straszne, łapałam się na tym, że miałam ochotę co kilka minut odpalać zakładkę Facebooka #niewiempoco. Ale efekty mnie samą zwaliły z nóg.

4. Planowanie z dnia na dzień

Ogólnie staram się planować realizację projektów w objęciu tygodniowym, ale zadania, które mam zrealizować danego dnia zapisuję albo z samego rana, albo dzień wcześniej wieczorem. Z dużym wyprzedzeniem planuję tylko wizyty u lekarza. Spotkania i mniejsze zadania, są zaplanowane, choć bardziej spontaniczne.

Planuję najmniej jak się da (priorytety!). Nigdy co do minuty, ale jednocześnie mniej więcej określam zadania w czasie, bo to pozwala mi wypracować regularność.

5. Idealny kalendarz

Nie umiem żyć bez papierowego kalendarza. Odkąd pamiętam zawsze z jakiegoś korzystałam, choć zwykle nie była to miłość dozgonna, bo czegoś im brakowało. Wielki kalendarzowy kryzys przeżyłam w zeszłym roku, bo wraz z ilością zmieniających się planów i zadań był cały pomazany i pokreślony, a ja tego bardzo nie lubię. W tym roku stworzyłam sama taki, który odpowiada mi w 100% i dzięki, któremu jestem w stanie maksymalnie wydajnie zarządzać sobą w czasie, projektami i przyjemnościami. Jest połączeniem wszystkiego, co potrzebuję. Dzięki niemu mogę mogę mieć w jednym miejscu pracę, dom, harmonogramy i plany, cele i listy zadań. Teraz w połączeniu z Trello – aplikacją do zarządzania przeróżnymi projektami, mam kontrolę nad wszystkim, co dla mnie ważne i świadomość tego, co mnie czeka. Oczywiście lada moment podzielę się nim na blogu :).

.

I choć ciągle zdarzają się sytuacje, których się nie spodziewam, wybijające mnie z rytmu, czy nie po mojej myśli, to nie czuję się przez nie tak rozbita jak to bywało wcześniej. Powrót do mojej rutyny nie jest dla mnie tak trudny, a wprowadzone zmiany nie są duże, ale jednak znaczące.

Mam nadzieję, że ten wpis odrobinę Was zainspiruje, ale też liczę na to, że podzielicie się swoimi doświadczeniami w skutecznej realizacji planów.

Autorka: Ania Legenza

Jestem blogerką, żoną, mamą, miłośniczką planowania i dobrej organizacji. Wierzę, że porządek w domu oznacza porządek w życiu i od 4 lat przekonuję o tym innych :)

  • Pracuję intensywnie nad magisterką w ostatnim czasie i ciągle dochodzę do wniosku, że komputer powinien kopać prądem, jak człowiek chce włączyć fejsa pracując… Nie ma jeszcze takiej wtyczki? Może zbiję na tym fortunę… 😉

    • Jest strona, która blokuje inne strony (określone przez ciebie) na czas również określony przez ciebie np. masz do wykonania zadania, uruchamiasz stronę i wpisujesz adresy, które chcesz zablokować i okres czasu dajmy na to godzinę i przez najbliższą godzinę twoja przeglądarka nie połączy cię z tymi adresami. Są to np. Webside Blocker, SideBlock, FocalFilter (ale ten chyba blokuje całą przeglądarkę, dobre jak ktoś pisze pracę w wordzie), SlfControl na Maca. Z jednej strony to bez sensu, bo skoro sama ustawiasz to sama możesz odblokować, ale jak odruchowo klikniesz na zakładkę facebooka a ta wyskoczy info, że nie możesz się połączyć to odpuścisz i wrócisz do pracy a z biegiem czasu już nie będziesz odruchowo klikać:) Przećwiczone na własnej skórze:P Kopnięcie prądem na pewno szybciej by poskutkowało 🙂 Jestem za!

      • Faktycznie, słyszałam o tych stronach, ale jeszcze nie testowałam. Właśnie siadam do pracy wiec od razu sprawdzę. Dziękuję! 🙂

        • Ja mam LeechBlock, są różne ustawienia blokowania, w tym takie, których sama nie obejdziesz, musi minąc założony czas 😉 Faktycznie pomaga!

    • Jestem za! 😀

      A co do wtyczek to chyba najskuteczniejsza byłaby SelfControl, choć z drugiej strony jeśli w jakikolwiek pracowy sposób jesteś powiązana za Facbookiem, to nie jest to już tak dobre rozwiązanie.

      • Wypróbowałam dziś przez kilka godzin SelfControl i zdał egzamin, jestem kilka stron magisterki do przodu! 🙂

  • Nie mogę się doczekać na Twoją wersję kalendarza! <3

    • Ja również. Bardzo mnie ciekawi, jak będzie wyglądał! 🙂

  • kasia

    Dzięki za info. Właśnie dopada mnie frustracja, bo czasami planuję na dany dzień za dużo i niesamowicie się wściekam, jak coś zostaje niezałatwione… Jak Ty sobie z tym radzisz, bo ja chodzę wściekła…:(

    • Zmiana nastawienia 🙂 Pytam sama siebie czy to, że nie zrobiłam jakiegoś pojedynczego zadania powoduje, że stało się coś złego. Czy mam z tego powodu problemy, czy poza tym, że tylko ja jestem niezadowolona ktoś inny na tym cierpi. W 99% przypadków nie i właśnie ta świadomość pozwoliła mi podejść do niezrealizowanych zadań bez żadnej spinki 😉

  • kasia

    co to za cudeńko, pod telefonem i długopisami?:)

    • To cudeńko, to strona mojego kalendarza 🙂

      • kasia

        a można go kupić?:)

        • Kasiu, będzie wersja do pobrania za darmo na blogu, a może kiedyś i będą gotowe w sprzedaży 😉

  • Ja też nie wyobrażam sobie pracy bez kalendarza książkowego. Dla pewności zapisuję jeszcze najważniejsze zadania w kalendarzu elektronicznym. Moja pamięć płata mi figle, więc jeśli nie zapiszę sobie czegoś, szybko zapominam. Jeśli chodzi o plany życiowe, to często nijak mają się do rzeczywistości. Ostatnio przeczytałam takie zdanie – Życie to coś, co dzieje się wtedy, gdy jesteś zajęty snuciem planów na przyszłość. Coś w tym jest. 🙂

  • Miewam takie dni, że zaplanuję wszystko co do minuty i idę jak burza, innym razem mam tylko spisane rzeczy do zrobienia i wykonuję je po kolei i też jakoś idzie. Dla mnie jest też bardzo ważne, żeby początek dnia był efektywny i żeby tak do 10 – 11 rano mieć już jakieś zadanie za sobą, bo czasem jest już 12,a mi się wydaje, że ja nic nie zrobiłam. 🙂

  • Również miałam sporawy problem z organizacją, ale dzięki blogom i motywacji od Was dziewczyny, zmieniło się wszystko. Mam kalendarz i zeszyt blogowy. Po pierwsze kalendarz, na początku każdego miesiąca zapisuję rzeczy które muszę wykonać w tym miesiącu zaczynając od wizyt u lekarzy po kursy i dbanie o siebie. Patrząc na to mobilizuję się coraz bardziej. Na każdy dzień spisuję wieczorem lub rano sprawy, które muszę załatwić w dany dzień i listy zakupów. Zeszyt blogowy założyłam niedawno, a to po to aby zmotywować się do pracy na moim blogiem, zaniedbałam go okropnie i przyznaję się do tego bez bicia, dlatego też zeszyt mój się sprawdza. Jeśli chodzi o elektronikę to tylko telefon i aplikacja do pisania notatek, tam jeśli nie mam gdzie zapisać notuję sprawę i wieczorem wpisuję do kalendarza.Jak na razie odpowiada mi ten system.
    Pozdrawiam Cię gorąco :*

  • z realizacją trójki będzie najgorzej…. akurat w takich momentach pełnego skupienia przeklinam posiadanie facebooka 😀

  • Chętnie czytam każdy wpis o organizacji, bo sama jestem mega niezorganizowana. Liczę, że praktykując różne rady, w końcu określę swój własny system 🙂 Myślę, że „bycie zorganizowaną” to efekt bardzo długiego i pracochłonnego procesu. Btw, czy ten proces kiedykolwiek się kończy??? 🙂

    • Iwono zajmuję się zawodowo uczeniem Kobiet organizacji i napiszę Ci trochę przewrotnie – dopóki uważasz, że „bycie zorganizowaną” to taki straszny i długi proces to tak faktycznie będzie bo sama wizja będzie Cię przerażać. tak naprawdę nauka zorganizowania jest jak niszczenie domku z kart – gdy zaczniesz od jednej rzeczy (na przykład od ustalenia celu i priorytetów) to następne będą leciały „lawinowo”

      • Olu, czasem zaglądam na Twojego bloga 🙂 na prawdę uważasz, że każdy może się tego nauczyć? a co jeśli się ma słomiany zapał 🙂 albo przekonanie podświadome, że i tak dam radę, a potem mało nie padnę, ale przed terminem zrealizuję, choćbym miała np. wysłać pracę o 23.59 😀 Takie funkcjonowanie jest męczące, ale właśnie taki ze mnie przypadek…

        • Hej Iwono, oczywiście, że uważam, że każda z nas może się tego nauczyć – inaczej nie zrobiłabym tego tematu podstawą swojego biznesu i już dawno bym zbankrutowała 🙂 Różnica jest jednak taka, że każda z nas uczy się tego na swój sposób, który mniej więcej jest uzależniony od naszych cech osobowościowych. Ja również jestem osobą szybko angażującą się i szybko tracącą zapał jeśli to coś, w co się zaangażowałam nie jest takie jak sobie wyobrażałam. Na słomiany zapał również są metody i techniki. O chyba właśnie znalazłam temat na kolejny artykuł 🙂

          • Cieszę się, że z mojego narzekania wynikło coś pożytecznego w postaci Twojej inspiracji na kolejny artykuł 🙂

    • Według mnie dużo zależy od nastawienia i naszej wewnętrznej wiary w to, że możemy się zorganizować. I tak jak napisała Ola, jeśli myślisz, że ten proces nigdy się nie kończy, to będzie Cię to przerażać i jednocześnie paraliżować. A słomiany zapał mam i ja, chyba jedynie przy blogowaniu mi nie minął 😀

      • Może nie do końca dobrze się wyraziłam. Chodziło mi o to, że zawsze pojawiają się nowe okoliczności, które mogą wymusić zmianę naszego sposobu organizacji.

        • Z tym się w 100% zgadzam, coś co sprawdzała się nawet rok temu, nie musi sprawdzać się dziś. Ale znam też osoby, które z góry zakładają, że planowanie jest nie dla nich i są bardzo niezorganizowane, nie planują i tu miałam na myśli to nastawienie 😉

  • Aniu przychodzi mi do głowy tylko jedno – BRAWOOOOOO! Szczególnie za punkt nr 1 i 2. A potem za 3, 4 i 5 🙂

  • Życie bez organizera byłoby niemożliwe! Też mam własną wersję, na bazie tego z DYL, i zginęłabym bez. Co zapisane, to zapisane, i żadne komputerowe przypomnienia się temu nie moga równać. Zresztą organizer mam przy sobie zawsze, a czas przy komputerze staram się systematycznie minimalizować (tzn. odcinać czas fejsowania i plotkowania).

  • Zawsze byłam dobrze zorganizowana ale ostatnio tracę grunt pod nogami 🙂 Za dużo, za szybko, za mocno… Oj, poczytam sobie, zaplanuje, poukładam.

  • Ola

    Aniu- DZIĘKUJĘ! Od jakiegoś czasu żyję organizacją. obowiązkowy kalendarz, planowanie, zapisywanie i odkreślanie wykonanych zadań. Bardzo mi to pomaga. Ale nawet nie wiesz jak ciężko odnoszę się do niewykonanych zadań. Stresuję się wtedy i niepokoję. Punkt 3 zdarza mi się stosować i faktycznie efekty są rewelacyjne, chociąz bardzo dużo rzeczy kusi do rozproszenia. Planowanie z dnia na dzień u mnie nie działa. Pracuję w przedszkolu i planując zajęcia w weekendy zbieram inspiracje, układam je w orientacyjne plany. Zawsze musi pozostać miejsce na improwizację i plan B. Bo praca z dziećmi jest na tyle wspaniała, że nie da się wszystkiego zaplanować 😉 a w tygodniu po prostu nie mam siły na budowanie zajęć. Jeszcze raz dziękuję za ten wpis i proszę o więcej takiego wsparcia, odstresowującego i uspakajającego 😉

    • Cieszę się, że mogłam w taki sposób pomóc 🙂 U mnie planowanie z dnia na dzień się sprawdza, ale na pewno w dużej mierze to kwestia indywidualna, ważne że znalazłaś system, który u Ciebie działa. A z niewykonanymi zadaniami na początku jest ciężko, ale zwykle sama siebie pytam czy to, że go nie wykonałam wiąże się dla mnie z jakimiś nieprzyjemnościami, ktoś na tym ucierpiał, itd. Zawsze okazuje się, że nie ma tak wielkich powodów by się obwiniać i stresować. A z pozytywnym nastawieniem łatwiej zabrać się za nie kolejnego dnia 🙂

  • AgnieszkaHI

    Dziękuję za ten wpis – od dawna zmagam się z sensownym planowaniem i organizacją, dzięki Tobie i Pani Swojego Czasu jest coraz lepiej 😉
    O właśnie, kalendarz 🙂 Po frustrujących testach wielu rozwiązań, zainwestowałam godzinę z wordem, 7.50 w punkcie ksero (na bindowanie) i mam wreszcie planner idealny, dokładnie taki jakiego mi trzeba 🙂 Pozdrawiam 🙂

    • Jak nie można czegoś kupić, najlepiej to zrobić! 🙂

  • Paulina Kinal

    Pierwszy punkt dał mi do myślenia. Często mam wyrzuty, że czegoś nie zrobiłam chociaż do terminu mam jeszcze kawał czasu:)

  • ja tez korzystam z wtyczki do blokowania facebooka i bloglovina na czas kiedy pracuje, stay focused dla chrome. Ma taka fajna opcje, ze jak juz sie zablokuje, to aby odblokowac kilkanascie razy pyta, czy na pewno chcesz to zrobic, po ktoryms pytaniu rozmyslam sie i wracam do pracy 🙂
    Ciekawa jestem kalendarza, sama tez zawsze koncze po czesci rozczarowna atym co jest dostepne 🙁

  • Kiedy miałam jeszcze wakacje (czyt. praca dyplomowa do napisania), nie musiałam codziennie tracić czasu na uczelni, wymyślałam sobie masę zadań, żeby wypełnić sobie dzień. I nie miałam problemów z organizacją. Teraz, kiedy zajęcia rozpoczęły się znów w normalnym trybie, znów mam problem. Skupiam się wyłącznie na projektach związanych z uczelnią i na nic innego nie mam czasu. I znów szukam nowego sposobu na organizację czasu. Widocznie jeden sposób jest dobry tylko w danej sytuacji, w innej trzeba szukać dalej. 🙁
    A Twój organizer chętnie obejrzę 🙂

    • Potrzeba czasu by odnaleźć się w każdej nowej sytuacji. U mnie zawsze na początku zabiera to więcej czasu, a później jest zdecydowanie lepiej. Kiedy przypomnę sobie ile czasu zabierały mi zadania z pracy na początku freelanceingu, a ile te same teraz, to łapię się za głowę. Mi zawsze pomagało w takich sytuacjach wyznaczenie sobie ram czasowych na poszczególne zadania. Nie zawsze dawałam radę się wyrobić, ale przynajmniej miałam mobilizację.

  • kasia

    czekam na ten kalendarzyk:)

  • Social media to i dla mnie przekleństwo podczas wykonywania zadań. Często łapię się na tym, że zerkam, czy nic nowego się nie pojawiło. Cóż, pora zacząć z tym walczyć! 😉

  • Dagmara Sobala

    Doskonale rozumiem twoje problemy z poszukiwaniem idealnego kalendarza, bo sama co roku przez to przechodzę… Kończy się tym, że oprócz kalendarza mam mnóstwo innych plannerów i karteczek :/ Może też stworzę sobie sama taki idealny w 100%? Tylko jakiego programu do tego użyć? Choć i tak największy problem pewnie będę miała z osiągnięciem 100% skupienia… Tak jak mówisz ciągłe powiadomienia strasznie wybijają z rytmu i rozpraszają.

  • May

    Jeśli o pierwszy punkt chodzi – sama złapałam się na rozpaczy, że czegoś nie zrobiłam, a przecież koniec końców całe zadanie zostało wykonane na czas! U mnie z powiadomień wyłączyłam facebooka tego na laptopie – dźwięk nowej wiadomości rozprasza mnie ZAWSZE więc poszedł w odstawkę – od razu wszystko łatwiejsze. Z kolei dźwięk w telefonie wyłączam kiedy pracuję nad czymś, poza tym nie potrzebuję się odcinać od wiadomości itp.
    A kalendarza idealnego znaleźć nie umiem 🙁 Zawsze kupowałam i leżał pusty, dlatego w tym roku sobie darowałam, zapisuję rzeczy do zrobienia w zeszycie albo w Evernote (telefon mam zawsze pod ręką), jednak tęsknię za jakimś ładnym, papierowym i praktycznym kalendarzem, w którym zapisywałabym swoje plany, pomysły etc. 🙁

    • Ja z Evernote też korzystam i nawet całkowicie próbowałam się na niego przerzucić, ale jednak brakuje miejsca, gdzie można wszystko zapisać i rozpisać.

      • May

        Właśnie sprawdzam, co to Trello – mamuniu, to chyba będzie moja miłość! Oby tylko ładnie na Windows Phone chodziło. Evernote pójdzie wtedy w odstawkę + wreszcie przymusowo podszkolę angielski 😉

        • Jakbyś potrzebowała szybkiego mini szkolenia z Trello to polecam ten artykuł http://pracujzwinnie.pl/2015/03/12/trello-wprowadzenie-dla-poczatkujacych/. Rozpracowanie jego wszystkich możliwości zajęło mi trochę czasu, z tym artykułem powinno pójść dużo szybciej 😉

          • May

            Super, dziękuję, już patrzę 😉 Właśnie próbuję rozpracować trochę, parę notatek nawet mam, a funkcja kalendarza jest mega. Ale teraz pójdzie mi jeszcze sprawniej 🙂

  • Aniutek

    Jako maniaczka książek o zarządzaniu czasem wypracowałam sobie system, że spisuję sobie na początek wszystkie zadania do zrobienia potem nadaję im priorytet ( A< B<C) i wrzucam do kalendarza ( z dopiskiem ile czasu może nam to zająć). Te trudniejsze zadania rozbijam czasem na mniejsze i od razu ułatwia to realizację.
    W pewnej książce ktoś napisał, że przy odkładaniu zadań na później zwiększa się nasz dyskomfort związany z ich rozpoczęciem, dlatego warto zaczynać od najtrudniejszych zadań 🙂

  • Patsy

    Co bardzo mi pomogło w ogólnym ogarnięciu się to wpisywanie rzeczy do zrobienia od razu do kalendarza. Jeśli jest to coś, na co potrzebuję więcej czasu, wpisuję to w konkretny dzień, i mimo, że zdarza mi się tego czasem w ten dzień nie zrobić, łatwo zadanie przenieść na kolejny i o tym nie zapomnieć. Zwłaszcza przydatne przy dużych zadaniach, prejektach, które chcąc nie chcąc trzeba rozbić na kilka dni – od razu coś robimy, planujemy co zrobimy w jakis dzień, więc i do samej pracy zabieramy się sprawniej :).

    • U mnie zapisywanie zadań od razu to zbawienie, bez tego zapomniałabym o połowie rzeczy!

  • eloo90

    Tak! Od około miesiąca korzystam z Trello przy organizacji i monitorowaniu etapów realizacji projektów. Bardzo przydatny i intuicyjny w obsłudze program.

  • ania

    Dobre rady, musze je wypróbować. Poza tym też nie mogę żyć bez kalendarza, dla mnie to też kluczowa sprawa organizacji czasu i dnia.

  • Kingutek

    Dziękuję! Zaczęłam planować, zmieniając się z Pani domu w Menadżera domu (dwójka małych dzieci, duży dom i ogród, więc sporo tego…) dzięki Tobie i temu blogowi (i jeszcze trochę zasług ma Edyta Zając, Jej książka i blog). Żyje mi się o niebo prościej i lepiej!!! Wielkie dzięki 😉

  • makate

    Bardzo ciekawy wpis, jest wiele porad na temat różnych technik itp ale często więcej mi dają właśnie takie wpisy – w których ktoś dzieli się bardziej swoim podejściem, radzeniem ze zmiennością i niepowodzeniami. Dzięki 🙂 czekam na kalendarz i trzymam kciuki!

Close