Jak skutecznie planować? 5 sposobów, które mi pomogły.

jak skutecznie planować

Kilka miesięcy temu pisałam „Jak skutecznie planować nie planując? Czy planowanie ma sens? Jak zaplanować i przygotować się na to, co nieprzewidziane? Jak wrócić do swojej rutyny po zawirowaniu, które wszystko zmienia? Takie pytania zadaję sobie od kilku miesięcy, bo życie nieustannie mi pokazuje, że ma inne plany niż te wyznaczone przeze mnie. Dzisiejszy wpis jest bardziej zbiorem moich refleksji niż sprawdzony sposobów na skuteczne planowanie i mam nadzieję, pozwoli uporządkować mi (żeby nie powiedzieć zaplanować) moją rutynę i działanie bez planów”. A do tego zobowiązałam się, że jeśli znajdę rozwiązanie, to się nim z Wami podzielę. I tak właśnie się dzielę, bo jest zdecydowanie lepiej niż te kilka miesiący temu.

Nie wiem czy więcej planuję i realizuję, ale nie czuję rozgoryczenia związanego z brakiem realizacji planów. Są tak samo szczegółowe, tak samo dla mnie ważne, wszystko daję radę uporządkować i mam nadzieję, zbliżam się do zrealizowania celów postawionych na ten rok. I choć przeciwności się zdarzają to nie podcinają mi skrzydeł :).

Jak skutecznie planować? 5 sposobów, które mi pomogły.

1. Realizacja projektów, nie zadań

Jeden komentarz Oli – Pani Swojego Czasu, który zmienił moje podejście do tego, co robię. Nie ważne jak i kiedy zrealizuję projekt, ważne by był zrealizowany na czas. Często miałam poczucie, że nawaliłam, kiedy nie wykonałam jakiegoś zadania, które zaplanowałam na dany dzień. A wcale tak nie było, bo nikt na tym nie cierpiał, ani ja, ani klient, ani blog. Projekt ostatecznie był zrealizowany na czas, tylko zostawało moje poczucie niezadowolenia, bo realizacja pojedynczego zadania przesunęła się o dwa dni.

2. Akceptacja niezrealizowanych zadań i zmiany planów

Bardzo ściśle związane z punktem pierwszym. Chciałoby się kończyć projekty przed czasem, oj chciało. Ale nie zawsze tak jest i trzeba to zaakceptować. Nawet jeśli mamy najlepszy plan, który pozwala nam wypracować zapas czasu i skończyć wcześniej, to nie zawsze to wychodzi. Czasem z naszej winy, czasem nie. I to było moją największą bolączką – chciałam, mogłam i nie zrealizowałam wtedy kiedy chciałam, bo coś. A nawet jeśli czegoś nie zrobimy w ogóle, to czy nasz świat się od tego zawali? No właśnie nie! Pora się z tym pogodzić :).

3. 100% skupienia

Maksymalne skupienie na realizacji danego zadania sprawi, że nasze planowanie będzie skuteczne. W osiągnięciu tego stanu pomogło mi całkowite wyłączenie wszystkich powiadomień w telefonie. Początkowo wyłączałam je tylko wtedy, gdy miała dużo pracy i potrzebowałam się skupić tylko na niej. Teraz powiadomienia z maili, smsów i wszystkich social mediów mam wyłączone zawsze, niezależnie od tego, co robię. Bywa, że nie odbieram telefonów, mimo że ktoś się do mnie dobija, bo mam wyłączone dźwięki. Trudno, jeszcze nic złego się nie stało, a zwykle nie są to sprawy tak pilne, by wymagały mojej natychmiastowej reakcji.

Takie odłączenie pozwala mi wykonać to, co mam do zrobienia dwa razy szybciej. Początki są straszne, łapałam się na tym, że miałam ochotę co kilka minut odpalać zakładkę Facebooka #niewiempoco. Ale efekty mnie samą zwaliły z nóg.

4. Planowanie z dnia na dzień

Ogólnie staram się planować realizację projektów w objęciu tygodniowym, ale zadania, które mam zrealizować danego dnia zapisuję albo z samego rana, albo dzień wcześniej wieczorem. Z dużym wyprzedzeniem planuję tylko wizyty u lekarza. Spotkania i mniejsze zadania, są zaplanowane, choć bardziej spontaniczne.

Planuję najmniej jak się da (priorytety!). Nigdy co do minuty, ale jednocześnie mniej więcej określam zadania w czasie, bo to pozwala mi wypracować regularność.

5. Idealny kalendarz

Nie umiem żyć bez papierowego kalendarza. Odkąd pamiętam zawsze z jakiegoś korzystałam, choć zwykle nie była to miłość dozgonna, bo czegoś im brakowało. Wielki kalendarzowy kryzys przeżyłam w zeszłym roku, bo wraz z ilością zmieniających się planów i zadań był cały pomazany i pokreślony, a ja tego bardzo nie lubię. W tym roku stworzyłam sama taki, który odpowiada mi w 100% i dzięki, któremu jestem w stanie maksymalnie wydajnie zarządzać sobą w czasie, projektami i przyjemnościami. Jest połączeniem wszystkiego, co potrzebuję. Dzięki niemu mogę mogę mieć w jednym miejscu pracę, dom, harmonogramy i plany, cele i listy zadań. Teraz w połączeniu z Trello – aplikacją do zarządzania przeróżnymi projektami, mam kontrolę nad wszystkim, co dla mnie ważne i świadomość tego, co mnie czeka. Oczywiście lada moment podzielę się nim na blogu :).

.

I choć ciągle zdarzają się sytuacje, których się nie spodziewam, wybijające mnie z rytmu, czy nie po mojej myśli, to nie czuję się przez nie tak rozbita jak to bywało wcześniej. Powrót do mojej rutyny nie jest dla mnie tak trudny, a wprowadzone zmiany nie są duże, ale jednak znaczące.

Mam nadzieję, że ten wpis odrobinę Was zainspiruje, ale też liczę na to, że podzielicie się swoimi doświadczeniami w skutecznej realizacji planów.

Autorka: Ania Legenza

Jestem blogerką, żoną, mamą, miłośniczką planowania i dobrej organizacji. Wierzę, że porządek w domu oznacza porządek w życiu i od 4 lat przekonuję o tym innych :)

Close