Jak zyskać więcej czasu?

„Nie mam na to czasu!” – chyba każdemu z nas zdarzyło się wielokrotnie wypowiedzieć to zdanie. W pewnym momencie zdecydowanie zbyt dużo czasu spędzałam przed komputerem. Wydawało mi się, że już lepiej być nie może, ale codzienne prawie 12 godzin w pracy i podczas blogowania sprawiało, że nie byłam zadowolona z tego jak funkcjonuję. Bo w końcu zawsze zależało mi na tym, by pracować efektywniej, a nie dłużej. By mieć czas na codzienne przyjemności inne niż siedzenie przed komputerem.

Do wprowadzenia zmian pchnęła mnie lektura książki „4 godzinny tydzień pracy” Tima Ferrissa (bardzo Wam polecam!). Pozwoliła mi przeanalizować co mogę zmienić, by zyskać nawet kilka wolnych godzin w ciągu dnia. Bo zyskać więcej czasu możemy usprawniając nasze zadania i pracując nad efektywnością.

Jak mieć więcej czasu?

Dzięki tym sposobom, praktycznie z dnia na dzień, zyskałam 2-3 godziny w ciągu dnia, które mogę spędzić z dala od komputera, zajmując się rzeczami, na które wcześniej nie miałam czasu. Czy sprawdzą się w każdym przypadku, tego nie wiem, ale jeśli narzekacie na brak czasu, to zawsze warto spróbować.

1. Bycie offline

O tym jak ważne jest bycie offline podczas wykonywania poszczególnych zadań, pisałam nawet przy okazji motywacji do robienia porządków. Tylko jak to zrobić, jeśli do naszej pracy potrzebujemy internetu, ważna jest szybka reakcja a media społecznościowe są jej elementem. Na początku wydawało mi się to niemożliwe, chyba szukałam wymówki do bycia ciągle online. W końcu jak się odłączę to na pewno stanie się coś, co będzie wymagało mojej natychmiastowej reakcji.

Postanowiłam jednak spróbować. Te zadania, które nie wymagały bycia online, zaczęłam realizować bez ciągłego zaglądania w okno przeglądarki. Pomogło!

2. Brak powiadomień

Ciągły dostęp do informacji, to jedno z największych dóbr naszych czasów, a jednocześnie największe zagrożenie wiecznym rozproszeniem. Bombardujące powiadomienia, które odrywają nas przecież tylko na chwilkę. A brak powiadomień w telefonie czy na komputerze nie boli aż tak bardzo jakby mogło się wydawać. Wcześniej podczas ważnych zadań odcinałam się od świata trybem samolotowym. Nie trwało to zwykle długo, chyba że ostatecznie zapomniałam go włączyć. Od kilku miesięcy jednak mam wyłączone wszystkie powiadomienia w telefonie. Żadnych plakietek, banerków, dźwięków. Żadnych smsów, fejsbuków, instagramów, mejli, w momencie, w którym nie chcę ich sprawdzać. Sama byłam zdziwiona tym jak szybko przestałam zauważać ich brak.

Wszystkie powiadomienia sprawdzam wtedy, kiedy chcę. Czasem jest to często, a czasem czekają do jutra. To nie one żądzą mną tylko, ja nimi.

3. Wyłączone radio

Ale muzyka jest dozwolona! W radiu słyszymy reklamy, wiadomości czy inne pogawędki, które mogą nas rozpraszać. Odwracają naszą uwagę od tego nad czym pracujemy, przez co czas poświęcony na wykonywane zadanie się wydłuża. A przecież chcemy szybko skończyć pracę :).

Podczas pracy czy pisania tekstów najlepszym tłem są dla mnie playlisty, których nie znam. Właśnie dlatego że się na nich nie skupiam. Gdy słucham ulubionych utworów i wykonawców, to często odpływam myślami. Czasem lubię też pracować w kompletnej ciszy, bo nic tak nie pozwala się skupić jak cisza.

4. Koncentracja

Bycie offline, brak powiadomień i muzyka sprzyjająca pracy, to najlepsze wspomagacze koncentracji. Jednak to tylko od naszej woli zależy czy się nie złamiemy. Zawsze przychodzi chwila, w której otwieramy nowe okno przeglądarki, by włączyć jeden z  ulubionych rozpraszaczy. Ale zyskujemy ułamek sekundy, w którym możemy zareagować i jednak tego nie zrobić. Skupienie się tylko na jednej rzeczy to klucz do sukcesu. Do tego lista priorytetów, dzięki której nie mamy wątpliwości na czym powinniśmy się skoncentrować.

5. Tylko tu i teraz

Świadomość bycia tylko tu i teraz bardzo pomaga zaoszczędzić czas. Jeśli wiem, że dzięki szybkiemu uporaniu się z zadaniem będę miała wolne kilka godzin, to chętniej wprowadzam wszystkie punkty i po prostu skupiam się na tym, co mam do zrobienia. Bo jeśli nie znajdę motywacji wewnątrz siebie, to na pewno znajdę kilkadziesiąt wymówek by rozciągnąć zadanie w czasie. Liczy się to, co robię w danym momencie. A cała reszta świata może zaczekać.

6. Wiadomości, maile, telefony mogą zaczekać

Tim Ferriss sprawdza pocztę raz w tygodniu. Raz w tygodniu! Trudno w to uwierzyć, szczególnie, że jest to ważny element jego pracy. Mojej był na tyle ważny, że w ogóle nie zamykałam aplikacji pocztowej albo okienka Gmaila. Przychodzące maile ciągle mnie rozpraszały, choć nie zawsze odpisywałam na nie od razu, ale często rzucałam wszystko, by zająć się zadaniem z maila.

Dochodziło do takich sytuacji, że jedno i to samo zadanie od klienta robiłam 4 razy, bo po skończeniu zadania, które zajmowało godzinę, dostawałam maila z poprawką i musiałam robić je od nowa. A po godzinie przychodziła kolejna zmiana, którą musiałam wprowadzić, nie wynikająca z mojego błędu. I zamiast wykonać je w godzinę, zajmowało mi aż cztery.

Uświadomienie sobie istnienia takich sytuacji sprawiło, że zaczęłam wyznaczać sobie godzinę dziennie na maile. Czasem sprawdzam pocztę częściej (gdy czekam na ważną odpowiedź), ale zwykle poświęcam na ogarnięcie maili godzinę. Mailami od wspomnianego wyżej klienta zajmuję się pod koniec dnia, kiedy mam mniej więcej pewność, że nie przyjdą kolejne zmiany. Okazało się, że nie muszę odpowiadać na te wiadomości od razu. Nie muszę odbierać telefonów od razu, czy oddzwaniać na nie natychmiast. Bo co złego może się stać, jeśli nie zajmę się tym w tej chwili?

7. Co złego może się stać?

To pytanie, które zadaję sobie zawsze, gdy nachodzą mnie myśli, że może jednak powinnam odebrać, oddzwonić czy sprawdzić pocztę. Okazuje się jednak, że nie odpisując na maila nawet przez tydzień nic złego się nie dzieje. Są ważne maile, na które warto odpowiadać jak najszybciej, ale to kwestia ustalenia priorytetów, szybkiego przejrzenia poczty i podjęcia decyzji czym warto zająć się od razu, a co może zaczekać.

Jeśli nachodzą mnie wątpliwości, że powinnam być dostępna od razu, to zawsze zadaję sobie pytanie „co najgorszego może się stać?”, „czy przez te cztery miesiące, kiedy nie jestem na zawołanie, stało się coś złego”? Nie! Dotyczy to wszystkich wiadomości, które mogłyby rozproszyć mnie w czasie pracy, czy przerwać relaks w czasie wolnego popołudnia. Czasem bardzo długo zajmuje mi wysłanie odpowiedzi na wiadomość na fejsbuku czy odpisanie na smsa. Czy coś złego się wtedy dzieje? Nie, bo kiedy już się za to zabieram, staram się być dostępna w 100%.

8. Wyznaczenie czasu na wykonanie poszczególnych zadań

Tutaj chciałabym Wam polecić aplikację E.ggtimer, która działa w oknie przeglądarki. W jej towarzystwie tworzę także ten tekst. Odlicza wyznaczony przez nas czas, np. na napisanie tekstu czy spędzenie bezproduktywnego czasu w internecie. Takich aplikacji jest całe mnóstwo, ale prostota tej najbardziej mnie przekonuje. Wystarczy wkleić link: http://e.ggtimer.com/15minutes i wpisać czas, który chcemy poświęcić na dane zadanie. Jest minimalistyczna, wygodna i nie wymaga instalowania.

9. Zlecanie zadań

To jedna z ważniejszych umiejętności, nad którą pracuję, a której wagę uświadomiła mi właśnie lektura „4 godzinnego tygodnia pracy”. Przyzwyczailiśmy się, że dobrze umieć robić wszystko, na wszystkim się znać, wszystkiego dopilnować samemu. A przecież są rzeczy, których zwyczajnie robić nie lubimy lub nie umiemy, a ich nauka nie przychodzi nam łatwo. Dlatego zamiast się z tym z czymś męczyć, lepiej zlecić do wykonania. Koszt zlecania takich zadań może okazać się nieporównywalnie niski z czasem, który dzięki temu oszczędzimy. A ten możemy poświęcić na rozwijanie tego, co wychodzi nam najlepiej.

---

Zmiany u mnie w największym stopniu dotyczyły pracy przy komputerze, czy to zarobkowej czy blogowej, ale tak naprawdę można je odnieść do każdej sfery życia. Bo czy nie marnujemy czasu, który moglibyśmy wykorzystać na ogarnięcie mieszkania, sport, czy zwykłe wyjście na spacer, właśnie na takich drobiazgach?

Nic nie zastąpi zwykłego zabrania się za realizację zadania, ale często nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele drobiazgów ma wpływ na to, że zajmujemy się czymś bardzo długo. Wprowadzenie tych wszystkich punktów pozwoliło mi zyskać co najmniej 2 godziny każdego dnia. Wiadomo czasem jest lepiej, czasem gorzej, ale przynajmniej mam świadomość tego, że to nie tyle brak czasu, a moje lenistwo odciąga mnie od realizacji niektórych zadań 😉

Ciekawa jestem jakie macie tutaj doświadczenia. Czy często wydaje Wam się, że nie macie czasu, a chcielibyście mieć go więcej? I jakie są Wasze sposoby, by mieć go więcej? Koniecznie podzielcie się nimi w komentarzach!