Jak używać Kalendarza Zorganizowanej Kobiety?

jak-używać-kalendarza-2

Dobry kalendarz, to duża część organizacyjnego sukcesu, ale ważne jest też by znaleźć sposób, dzięki któremu będziemy go skutecznie używać. Dlatego dziś chciałabym Wam pokazać w jaki sposób ja korzystam z Kalendarza Zorganizowanej Kobiety. Cieszę się, że tak bardzo przypadł Wam do gustu, jesteście dla mnie najlepszą motywacją <3.

Jeśli nie wiecie czym jest Kalendarz Zorganizowanej Kobiety, to odsyłam do wcześniejszego wpisu, w którym wyjaśniam skąd pomysł na niego i dzielę się plikami do samodzielnego wydruku.


baner-balancy-kup-teraz-ania


Jak używać Kalendarza Zorganizowanej Kobiety?

Myślę, że Kalendarz jest zaprojektowany intuicyjnie, ale chcę rozwiać wszelkie wątpliwości i podzielić się kilkoma trikami, które pozwalają mi efektywniej korzystać z Kalendarza. Część z nich stosowałam też przy egzemplarzach z poprzednich lat, więc mam nadzieję, że niezależnie od tego na jaki kalendarz się zdecydujecie, mojej rady okażą się przydatne.

Wypełnianie poszczególnych stron
PLAN TYGODNIA

jak-używać-kalendarza-kzk-tydzień-1

Strony z planem tygodnia podzielone są na kilka sekcji:

  • ważne rzeczy do zrobienia w tym tygodniu bez przypisanego konkretnego dnia
  • plan posiłków / lista zakupów / plan treningów / do posprzątania, zorganizowania w tym tygodniu / dodatkowe notatki
  • plan dnia – godzinowy terminarz
  • ważne dziś – 3 duże zadania w ciągu dnia
  • notatki

Zaczynając planowanie najpierw uzupełniam dany tydzień i wpisuję daty w kartki z kalendarza. Później wpisuję obowiązki, spotkania, terminy, które mają stałą datę i nie ulegną zmianie, np. zajęcia na studiach, godziny pracy, siłownię, wizyty u lekarza, spotkania. Co ważne nigdy nie wpisuję do kalendarza papierowego wydarzeń dalszych niż 2 tygodnie od dzisiaj. Wszystkie dalekie terminy mam zapisane w kalendarzu elektronicznym, zsynchronizowanym na telefonie i komputerze.

jak-używać-kalendarza-kzk-plan-tygodnia

Później uzupełniam pole Ważne w tym tygodniu i wpisuję zadania na ten tydzień, które nie mają określonego terminu, ale dla mnie ważne jest bym zrealizowała je właśnie w najbliższych dniach. Czasem już na początku tygodnia wiem, co to za zadania, czasem pojawią się w poniedziałek czy wtorek. I tak, np. chciałam przygotować kilka gadżetów do ciążowej sesji foto, ale nie wiedziałam czy zrobię to w poniedziałek czy wtorek, więc w niedzielny wieczór zapisałam w Ważne w tym tygodniu. Ostatecznie robiłam je we wtorek, więc we wtorkowy poranek zapisałam na liście priorytetów na ten dzień.

Kolejny etap mojego planowania to wypełnienie pola Tygodniowe memo i spisanie pomysłów na obiady w nadchodzącym tygodniu. Zazwyczaj ustalamy je wspólnie z Mężem w poniedziałkowe poranki. Tutaj też spisuję rzeczy do kupienia, które akurat mi się przypomną. Można to miejsce wykorzystać na plan aktywności fizycznej czy zaplanowania dodatkowych (poza harmonogramem sprzątania) porządków czy zmian w mieszkaniu, albo wykorzystać jako miejsce na notatki.

I na koniec zostawiam planowanie poszczególnych dni. Są trzy pola na zadania Ważne dziś. Wielokrotnie przekonałam się, że nie jesteśmy w stanie wykonać więcej niż trzy duże zadania/projekty w ciągu dnia. Teraz, przy końcówce ciąży, jedno duże zadanie to dla mnie maksimum, choć czasem ważne zadania są też mniej angażujące. W poprzednim wpisie pytaliście o specjalną rozpiskę dla blogerów na plan postów. Jak widać u mnie przygotowanie wpisu do publikacji to jedno dużo zadanie w ciągu dnia i te miejsca wykorzystuję do stworzenia tygodniowych planów na blogu.

W ciągu dnia stosuję metodę bloków czasowych i jeśli akurat nie mam żadnych spotkań na mieście, to wyznaczam je na pierwszą część dnia. Wtedy staram się realizować priorytety.

Często pod zapisanym zadaniem robię krótką listę rzeczy do zrobienia, ale wygodniej mi korzystać z samoprzylepnych karteczek. Zawsze mogę je odkleić i przyczepić do laptopa czy okładki kalendarza

W polu przeznaczonym na notatki zazwyczaj notuję podczas rozmów telefonicznych lub gdy wpadnie mi do głowy genialny pomysł, który muszę zapisać ;).

KALENDARZ ROCZNY

jak-używać-kalendarza-kzk-kalendarz-roczny

Kalendarz roczny można wykorzystać na kilka sposobów. U mnie to przede wszystkim zanotowanie 11 celów na najbliższy rok, tak bym mogła widzieć je umieszczone w czasie. Są różne, mniej lub bardziej angażujące i dotyczą różnych sfer. Notuję je bardzo hasłowo, bo szczegółowo rozpisane mam w rozwojowym notesie (założonym pod wpływem książki „30 dni do zmian”). Tutaj też można zapisać ważne daty czy oznaczyć dni cyklu miesiączkowego (polecam np. czerwone kropeczki).

CELE I PLANY NA NAJBLIŻSZY ROK

jak-używać-kalendarza-kzk-cele

Te pola uzupełniam na początku miesiąca, ale można je wszystkie wypełnić od razu. Wszystko zależy od Was :). Tutaj podobnie jak przy priorytetach dziennych, wpisuję maksymalnie 3 duże cele na miesiąc. Do tego zadania, które muszę wykonać by przyśpieszyć realizację celu.

W październiku chciałabym odmienić wygląd bloga. Zmiany miały być niewielkie, a przy ich zarysie okazało się, że zanosi się na bardziej rewolucyjną metamorfozę. Do tego sama do końca nie wiem jak ma wyglądać. Na szczęście poza podjęciem decyzji i dopilnowaniem wszystko, reszta nie zależy od mojego działania. A drugi cel to skompletowanie wyprawki, tak bym w listopadzie mogła już tylko czekać ;).

HARMONOGRAMY STAŁE

jak-używać-kalendarza-kzk-harmonogramy-stałe

To miejsce na zaplanowanie cotygodniowych czynności, które nie ulegają zmianie jak np. plan pielęgnacji, plan nauki języka czy plan lekcji i zajęć.

HARMONOGRAM SPRZĄTANIA

jak-używać-kalendarza-kzk-sprzątanie

O układaniu Harmonogramu Sprzątania pisałam już dużo, dlatego odsyłam Was do tego wpisu. Znajdziecie tam rady krok po kroku jak go ułożyć i wprowadzić w życie.

PLAN ZMIAN

jak-używać-kalendarza-kzk-plan-zmian

Plan Zmian to sekcja do planowania zmian w domu związanych z porami roku. Wpisane są trzy pomieszczenia, ale na pozostałe przeznaczone jest miejsce, tak by każdemu pasował. I tak w kuchni chciałam tej jesieni wprowadzić minimalizm (i już praktycznie odhaczone!), w salonie przestawić meble, zmienić zdjęcia w ramkach i codziennie wieczorem palić świece. W sypialni urządzić kącik dziecięcy co też wiąże się z przestawieniem mebli. Zreszta co pora roku, to przestawiałabym meble w pokoju. Bardzo lubię takie niewielkie zmiany i dodają mi mnóstwo energii.

Ta część powstała z myślą o tym, by małymi krokami sprawić by nasze mieszkanie stało się takim z naszych marzeń. Często różne zmiany odkładamy na później „gdy będziemy na swoim”, „gdy wybudujemy dom”, bo „nie mamy funduszy”. A zwykle wystarczy bardzo niewiele, by poczuć się lepiej we własnym domu.

.

Jak używać kalendarza – ogólne rady i triki

jak-używać-kalendarza-kzk

Na koniec kilka ogólnych rad, dzięki którym korzystanie z kalendarza jest dla mnie wygodniejsze i sprawia, że nie wyobrażam sobie bez niego efektywnego dnia.

  1. Stosowanie kodu kolorystycznego

    U mnie podstawowy system opiera się na 3 kolorach: zielony to spotkania i wszystkie sprawy, które muszę załatwić poza domem, pomarańczowy dotyczy pracy, czerwony/magentowy bloga. Tutaj wykorzystuję zakreślacze lub ścieralne długopisy.

  2. Wykorzystanie ścieralnych długopisów

    Bardzo nie lubię gdy muszę kreślić w kalendarzu, ogromnie mnie to rozprasza. Czasem zdarza się potrzeba, by zmienić plany – wpis przesunie się na kolejny dzień, spotkanie zostanie odwołane, nie zdążę zrealizować małego zadania. I tutaj bardzo pomocne są ścieralne długopisy, które pokochałam od pierwszego użycia. Pisałam Wam o nich przy okazji wpisu o moich ulubionych biurowych gadżetach. 

  3. Gadżety, karteczki, zakładki indeksujące

    Lubię ich używać do spisywania szybkich list to-do, zapisywania różnych myśli i pomysłów, które są mi przydatne w danej chwili.

  4. Stosowanie skrótowych oznaczeń

    Przykładowo zamiast zapisać mail do rysuję @. Kiedy zadanie wiąże się z napisaniem tekstu rysuję długopis – ukośną linię pionową i poziomą falę. Przy spotkaniach często rysuję ludzika i po prostu dopisuję imię. Czasem dla wzmocnienia ważności dostawiam wykrzyknik. Jestem wzrokowcem i kody kolorystyczne i skrótowe dużo lepiej na mnie działają.

  5. Podział na plany stałe i dalekie – łączenie kalendarza papierowego i elektronicznego

    O tym pisałam przy uzupełnianiu planu tygodniowego, ale myślę, że warto to jeszcze raz podkreślić. Do kalendarza wpisuję plany z maksymalnie 2 tygodniowym wyprzedzeniem od dziś. Wpisywanie tych odległych i dalekich, zawsze kończyło się skreślaniem, przepisywaniem i niepotrzebnym bałaganem.

  6. Bufor czasowy

    Przewidujesz, że jakieś zadanie zajmie Ci godzinę? Zaznacz w kalendarzu dodatkowe 15 minut przed jego rozpoczęciem i po zakończeniu (w sumie 30 minut). Spotkanie potrwa 1,5 godzin? Dolicz czas na dojazd. Najwyżej skończysz realizację zadań wcześniej i zyskasz więcej czasu na odpoczynek, bo najważniejsze, to przewidzieć chwile na niespodziewane okoliczności czy zwyczajnie złe oszacowanie potrzebnego czasu. Do tej pory zdarza mi się zbyt optymistycznie podejść do niektórych projektów i założyć o wiele krótszy czas realizacji.

  7. Nie planuj całego dnia co do godziny

    Ten punkt wiąże się z wcześniejszym. Nawet gdy mamy zapewnione bufory czasowe nie warto wpisywać tylu planów, by zapełnić cały dzień. Jeśli starczy nam czasu, energii i chęci na realizację dodatkowych zadań, to na pewno je zrealizujemy. U mnie to działa dużo lepiej niż niekończąca się lista zadań i planów.

  8. Zawsze przy sobie

    Skuteczne korzystanie z kalendarza jest nierozerwalnie związane z jego obecnością przy sobie w każdej sytuacji. Trzeba wyrobić sobie nawyk codziennego używania, tutaj nie ma innego sposobu jak po prostu się pilnować i mieć go zawsze przy sobie, na bieżąco kontrolować realizację planów w tygodniu i ewentualnie korygować je i zmieniać.

Jeśli macie jakieś wątpliwości i chcielibyście, żebym rozszerzyła niektóre punkty, pytajcie w komentarzach. Mojego codziennego planowania nie wyobrażam sobie bez Kalendarza Zorganizowanej Kobiety, Kalendarza Google i aplikacji Trello, gdzie wszystkie projekty rozkładam na części pierwsze, choć to Kalendarz gra najważniejszą rolę :). A jakie są Wasze sposoby na skuteczne używanie kalendarzy i organizerów?

Autorka: Ania Legenza

Jestem blogerką, żoną, mamą, miłośniczką planowania i dobrej organizacji. Wierzę, że porządek w domu oznacza porządek w życiu i od 4 lat przekonuję o tym innych :)

Close