Moje ulubione rzeczy do planowania

Kocham planować! W zależności od etapu w życiu, organizacja planów przybiera u mnie różne formy, ale pewne rzeczy pozostają niezmienne. Im dłużej planuję, tym lepiej wiem, jaki sposób i styl najmocniej pomaga mi realizować moją wizję życia.

Choć planowanie ma tyle samo zwolenników, ile przeciwników, to śmiem twierdzić, że każdy z nas planuje. Nie zawsze potrzebuje do tego ślicznych planerów, kalendarzy, dodatkowych aplikacji i naklejek. Są sytuacje gdy plan po prostu się pojawia, a my od razu przystępujemy do realizacji. Gdy wybieramy się na zakupy i zastanawiamy co kupić, by ugotować obiad, to jest to planowanie obiadów. Jeśli zastanawiamy się czego brakuje w naszej jesiennej szafie przed pójściem na zakupy, to planujemy garderobę. Gdy zastanawiamy się, jaką kolejną rzecz wykonać w ciągu dnia, to też planujemy. To planowanie odbywa się w głowie, a nie na papierze. Dla wielu osób planowanie kojarzy się z ograniczeniem elastyczności i swobody, a plan zrobiony na papierze wiąże się ze stratą czasu. Jednak co w sytuacji gdy chcemy mieć szerszy obraz niż najbliższa godzina, dwie?

Przekonałam się, że przelewając wszystkie „rzeczy do zrobienia” z głowy na papier, odzyskuję spokój. Spokój niezbędny do efektywnego działania. Dziś mam dla Was listę moich ulubionych narzędzi do planowania. I choć tak naprawdę wystarczy zwykła kartka i długopis, to jednak dopasowane do naszych potrzeb rozwiązania są nieocenioną pomocą w realizacji planów. Chodzi przecież o to, aby ułatwiać sobie życie, a nie wiązać ręce.

Moje ulubione narzędzia do planowania

1. Mój Planer Piękne Przydatne

Od kilku lat planuję w planerze własnego projektu, który stali czytelnicy bloga pewnie dobrze znają już od pierwszej wersji, jaką był Kalendarz Zorganizowanej Kobiety. W planerze mam miejsce na spisanie wszystkich zadań, spraw do załatwienia, umówionych spotkań, zarówno w widoku kwartału, miesiąca, jak i tygodnia. To planowanie od ogółu do szczegółu daje mi właśnie taki szerokie obraz na różne sprawy, które mnie czekają. Oprócz tego mam tu miejsce na tworzenie różnych list, harmonogramów, dzięki którym wyrabiam sobie nawyki czy spisywanie inspiracji, które wspierają mój wewnętrzny rozwój.

To co dla mnie jest kluczowe, to widok całego tygodnia. Korzystam z takiego bodajże od 2014 roku i nie ma dla mnie lepszego rozwiązania. Dzięki temu, że mam obraz tygodnia a nie tylko dnia, jestem w stanie mądrzej rozłożyć wszystkie zadania i wydarzenia w czasie. Mam obraz mojego czasu w pracy i poza nią. Wiem, czy uda się jeszcze coś wcisnąć w tym tygodniu, czy raczej trzeba odpuścić na kolejny.

Moim ulubionym miejscem w widoku tygodnia jest: ważne w tym tygodniu. Ile razy zdarzyło Wam się przepisywać zadania z dnia na dzień, żeby nie uciekły, ale w sumie to nie było kluczowe, którego dnia je wykonacie? Ja na tego typu sprawy mam właśnie tę sekcję, a w miarę rozkładu zadań na cały tydzień dopisuję je do poszczególnych dni.

Dla mnie planer bez wpisanych dat jest zdecydowanie bardziej uniwersalny. Czasem trafi się tydzień, gdy choruję i nie planuję nic, a innym razem plany zmienią się tak bardzo, że muszę zaplanować wszystko od nowa. W planerze bez dat bez problemu, to zrobię. Uzupełnienie ich na początku tygodnia zajmuje tylko chwilkę, a tak naprawdę nie jest też konieczne, jeśli nie wybiegamy precyzyjnie z planami na długie tygodnie do przodu.

2. Notes

Notes jest takim moim brudnopisem, szkicownikiem, zastępuje mi stos walających się kartek papieru. Tutaj zapisuję wszystkie myśli, pomysły, zadania, wskazówki, które przyjdą mi do głowy. To miejsce na codzienną burzę mózgów, tworzenie map myśli, rysunki. To najprostszy sposób, aby zrozumieć, ile jest przede mną, zapisać wszystko, za co chcę się zabrać. Po weryfikacji i ustaleniu priorytetów, część z tych notatek przekładam na konkretne zadania wpisane do planu miesiąca czy tygodnia.

Ten notes to nasz prototyp. Jest w kropki, ale to co go wyróżnia na tle innych produktów w kropki, to takie specjalne kropeczki, które ułatwiają podział strony. Na razie testujemy go sami i genialnie nam się sprawdza, ale we wrześniu będziemy szukać zewnętrznych testerów i testerek. Obserwujcie nasz Piękny Przydatny Instagram, jeśli chcielibyście znaleźć się w ich gronie :).

Co zapisuję w moim notesie:

• pomysły na najbliższą porę roku
• zadania do wykonania w ramach projektu w pracy, 1 kartka = 1 projekt
• listę pomysłów np. na zdjęcia, tematy #ekoLekcji na Instagramie, wpisów na blogu
• tygodniowe czy miesięczne mapy myśli

Notesu używam rzadziej niż planera, zazwyczaj wtedy, kiedy mam dużo pomysłów w głowie i nie wiem, który wybrać. Takie spisanie w nieuporządkowanej formie, pomaga mi te myśli i zadania uporządkować. Wtedy wpisuję je do mojego planera, z którego korzystam każdego dnia.

3. Kalendarz Rodzinny

Dla spraw, które dotyczą nie tylko mnie, ale przede wszystkim moich bliskich wybieram Kalendarz Rodzinny (-> zobacz), który wisi na ścianie albo na lodówce. Też go pewnie dobrze znacie z bloga. Lubię rzucić na niego okiem przy śniadaniu, albo podczas wieczornej herbaty i ustalić „co dalej”. Tu mamy zaplanowany miesiąc dla całej naszej rodziny. Wszystkie ważne wydarzenia, wyjazdy, wizyty u lekarzy czy odwiedziny gości. Dzięki temu mam szeroki obraz tego, jak będzie wyglądał nasz miesiąc. W kalendarzu rodzinnym zapisujemy też obiady i zajęcia, które powtarzają się co tydzień (dzień fotek, planszówkowe wieczory, lekcje tańca w przedszkolu).

Plan posiłków, który mamy łatwo dostępny właśnie w kalendarzu jest dla nas super wsparciem na co dzień. Mając zaplanowane śniadania, obiady, kolacje i przystawki łatwiej nam ogarnąć jedną dużą listę zakupów i zawartość lodówki. Oczywiście czasami posiłki zmieniają się miejscami, bo nie wszystkie sytuacje da się przewidzieć, a lasagne’a wymaga więcej czasu niż sałatka.

4. Aplikacje

Dla mnie najlepszym połączeniem jest planowanie na papierze i cyfrowo. Na papierze planuję sprawy bieżące – na dany dzień, tydzień, miesiąc. Tak, bym zawsze miała je przed oczami. Cyfrowo planuję głównie projekty związane z pracą. Przede wszystkim dlatego, że są one mocno rozłożone w czasie. Gdy termin realizacji jakiegoś zadania jest bliższy, wpisuję je do planera. Część z nich jest realizowana również z innymi osobami, dlatego cyfrowo jest łatwiej – każda osoba ma wgląd do planów i pomysłów.

Aplikacje, z których korzystam:

• Trello – podstawowa aplikacja, z której korzystam od wielu lat. Pisałam o niej na blogu już nie raz. Przede wszystkim mam w niej rozpisane projekty blogowo-biznesowe, ale też sprawy domowe -> tutaj znajdziecie artykuł o tym, jakie domowe sprawy organizuję w Trello. Próbowaliśmy się przerzucić na popularną Asanę, ale po prawie roku korzystania z niej, wróciliśmy do Trello. Prostota rozwiązań rządzi.
• Kalendarz Google – druga aplikacja, bez której nie wyobrażam sobie codziennego funkcjonowania. Zapisuję tutaj wydarzenia, gdy ich daty są dalsze niż tydzień do przodu. Jednak jej najważniejsza funkcja jest taka, że możemy utworzyć różne kalendarze. Mam tu np. kalendarz Jaskra (rozpisane terminy szczepień i odrobaczania), kalendarz ważnych rodzinnych dat (nasze rocznice czy urodziny rodziny i znajomych) i nasze kalendarze osobiste. Bardzo przydatne jest to, że zarówno ja, jak i Sebastian, mamy dostęp do widoku naszych kalendarzy osobistych, a każde z nas może edytować wydarzenia we wspólnych. Dla naszej codziennej rodzinnej organizacji to absolutny niezbędnik.
• Notatki – aplikacja prosto z MacBooka. Uwielbiam ją, dlatego że synchronizują się błyskawicznie pomiędzy komputerem a telefonem. Tutaj mam spisane podręczne informacje, typu nr NIP, adres, gdy chcę nadać paczkę, czy cytat, który gdzieś zobaczyłam. To po prostu notes, z którego korzystam, gdy nie mam przy sobie wersji papierowej. Dobrą, alternatywą dla tej aplikacji może być Evernotę, z którego korzystałam w przeszłości.

5. Akcesoria – naklejki i karteczki

One uprzyjemniają mi planowanie, ostatnio szczególnie doceniłam moc naklejek. Przestałam korzystać z kolorowych długopisów i zakreślaczy, a z pomocą naklejek – znaczników, wyróżniam wyjazdy, spotkania czy uroczystości albo kluczowe terminy. Często też korzystam z karteczek post it, które mogę przykleić w dowolnym miejscu i zostawić sobie lub Sebastianowi wiadomość.

Czy muszę korzystać ze wszystkich narzędzi, by skutecznie planować?

Nie! Najważniejsze jest to, by znaleźć takie narzędzie, które dla nas będzie pomocne w realizacji planów. Czasem wystarczy zwykła kartka papieru, a innym razem okaże się, że to jednak za mało. Moje codzienne niezbędniki już znacie i choć pewnie dałabym radę bez nich, to widzę wyraźną różnicę, gdy z nich korzystam. Każde 15 minut poświęcone na planowanie, to zaoszczędzona godzina i to naprawdę czuć!

A Wy z jakich narzędzi do planowania korzystacie?

* W 2021 roku zamknęliśmy naszą markę Piękne Przydatne. Wszystko co znajdziecie pod tą domeną, nie jest naszego autorstwa.