Moja organizacja dokumentów

organizacja dokumentów

Organizacja dokumentów może jest mało ekscytującym zadaniem, ale niezwykle ważnym. Szczególnie wtedy, gdy szybko musimy znaleźć jakiś papierek, który cudownym, nieznanym nikomu trafem znalazł się w miejscu, w którym nigdy byśmy się go nie spodziewali. Myślę, że u mnie całkiem nieźle to wygląda, dlatego dziś zdradzam Wam mój sposób 🙂

Dobra organizacja dokumentów to taka, gdzie:

  • łatwo znajdujemy potrzebne informacje, bo w zasadzie po to je przechowujemy,
  • łatwo dodać do niej nowe dokumenty bez konieczności opracowania nowego systemu,
  • mamy logiczne kategorie,
  • łatwo pokierujemy inną osobę by znalazła wybrany dokument za nas.

Jeśli Wasz system organizacji dokumentów spełnia te cechy, to według mnie, możecie uznać go za doskonały. A może jakieś cechy sami dorzucicie?

Gadżety pomocne podczas organizacji dokumentów:

  • teczki i foldery,
  • kartonowe pudełka do archiwizacji,
  • klipsy do spinania dokumentów, możecie też je zrobić samemu, np. w taki sposób,
  • etykiety,
  • mazaki,
  • segregatory kartonowe.

organizacja dokumentów 2

Krok 1: Strategia

Opracowanie strategii, to podstawa i choć może wydawać się zbędna, to zaplanowanie systemu organizacji przyniesie wiele korzyści w przyszłości.

  • Warto zastanowić się jaki rozmiar mają dokumenty, czy przechowujemy w domu poza osobistymi także dokumenty służbowe, gdzie będą przechowywane – czy mamy otwarte półki, szuflady, czy zamykane szafki.
  • Przy opracowywaniu strategii najlepiej zrobić przegląd dokumentów, które posiadamy, jeszcze ich nie porządkując, a jedynie robiąc notatki. To pozwoli na zarysować się pewnym kategoriom dokumentów, które mamy. Spisujemy na kartce wszystkie rodzaje dokumentów.
  • Ustalamy reguły według, których pozostawiamy dokumenty, np. część dokumentów musi być zarchiwizowana do 5 lat wstecz, ale część może być niszczona od razu, np. wyciągi bankowe. Zresztą tu też warto się zastanowić czy możemy zrezygnować z otrzymywania wersji papierowej na rzecz elektronicznej.
  • Ustalamy nazwy kategorii i sposób układania dokumentów.
  • Kupujemy niezbędne gadżety. Tak, dopiero po opracowaniu strategii, bo wtedy wiemy, ile i jakich teczek będzie nam potrzebnych. Ja dla różnych kategorii mam różne teczki, co od razu pozwala mi się łatwiej w systemie odnaleźć. Jestem wzrokowcem, więc bardziej niż opisy działają na mnie kolory.

Krok 2: Sortowanie

  • Zapisujemy nazwy kategorii na osobnych kartkach i rozkładamy je, np. na podłodze.
  • Teraz czas na sortowanie i układanie dokumentów w stosy, zgodnie z wybraną kategorią.
  • Jeśli znajdą się dokumenty, które nie pasują do żadnej kategorii, wyrzucamy po wcześniejszym dokładnym zniszczeniu.

Krok 3: Porządkowanie

  • Dokumenty z danej kategorii wkładamy do teczek. Oczywiście można je podzielić na podkategorie, jeśli tego wymagają. Podkategorie mogą być wydzielone ze względu na okresy czasu, nazwy firm, etc. Wszystko zależy od tego, jakie rodzaje dokumentów przechowujecie i dlatego opracowanie strategii jest tak ważne. U mnie podział jest dość prosty na: studia, medyczne, pracę, dokumenty mieszkaniowe, rachunki bankowe, ważne osobiste.
  • Kolejny etap do opisanie teczek i przyklejenie etykiet (można je zrobić ze zwykłych kartek przyklejonych np. ozdobą taśmą).
  • Na koniec wkładamy teczki na biurową półkę/szufladę. U mnie tę rolę pełnią kartonowe segregatory z Ikea. Nie jestem zwolenniczką zwykłych segregatorów, koszulek i skoroszytów, ponieważ z biegiem czasu wszystkie papiery zaczynają się odkształcać i mimo początkowej wygody, wygodnie nie jest. W przypadku szuflady biurowej, lepsze będą albo same teczki, albo włożone do pudełek służących do archiwizacji.

organizacja dokumentów 3

Te segregatory są podzielone między sprawy moje i męża, a jeden z nich jest przeznaczony na dokumenty, które musimy przechowywać, ale nie korzystamy z nich na bieżąco.

Organizacja dokumentów i ogarnięcie tego bałaganu zajmuje trochę czasu (wolne popołudnie jest konieczne), ale na pewno warto. Jestem ciekawa jak Wy organizujecie swoje domowe biuro i przechowujecie dokumenty 🙂 Dajcie znać w komentarzach!

Autorka: Ania Legenza

Jestem blogerką, żoną, mamą, miłośniczką planowania i dobrej organizacji. Wierzę, że porządek w domu oznacza porządek w życiu i od 4 lat przekonuję o tym innych :)

Close