Lista zadań, czyli jak się zorganizować?

Jak się zorganizować?

Od czego zacząć, kiedy z planowaniem do tej pory było nam nie po drodze? Jak wrócić do planowania po przerwie? 

Często jestem właśnie o to pytana, a na dodatek sama niedawno miałam przerwę w planowaniu i organizowaniu swojego czasu według wypracowanych wcześniej schematów. Po porodzie przez półtora miesiąca nie korzystałam z kalendarza, notesów, nic nie planowałam, uczyłam się nowej roli. Ale tego planowania mi brakowało. Nie wróciłam jednak od razu do robienia planów na najwyższym poziomie, tylko postanowiłam przejść drogę do bycia lepiej zorganizowaną od początku, czyli zacząć od zrobienia listy zadań.

Ostatnio zaliczyłam kolejny spadek energii (cóż, co roku po pierwszym wiosennym przypływie energii dopada mnie wiosenne przesilenie), co mogliście odczuć ciszą na blogu, ale wykorzystałam go na zaplanowanie i poukładanie pewnych spraw do nowa. Lista zadań to mój absolutny pomocnik w tym czasie. Pozwoliły mi uporządkować wszystkie sprawy i spojrzeć na nie z innej perspektywy. I choć ten wpis był praktycznie gotowy od kilku tygodni, to właśnie dziś jest idealny moment na jego publikację.

Po co się zorganizować, czyli co mi daje zrobienie listy zadań?

Dzięki liście zadań nie muszę pamiętać co mam jeszcze do zrobienia, bo ona pamięta o tym za mnie. Mogę się skoncentrować tylko na tym, co chcę czy powinnam zrobić, bo lista podpowie co mam zrobić. Dzięki niej nic mnie nie rozprasza.

Tworzenie list zadań dotyczących różnych aspektów mojego życia – planu dnia, miesiąca, sprzątania czy list pomocniczych będących konspektem, np. wpisów na bloga, sprawiło, że jestem w stanie dużo efektywniej pracować i realizować wyznaczone cele. To one pomagają mi działać w gorszych chwilach, kiedy dopada mnie dołek i nic się nie chce. Wtedy siadam i spisuję różne zadania, które muszę i chcę zrealizować. Zawsze pomaga :).

Jak robić listy zadań?

Najprościej spisać wszystko co chcemy czy musimy zrobić. Wystarczy zwykła kartka i długopis. Kiedy potrzebuję szybko oczyścić głowę, to zawsze w taki sposób je sporządzam. Zazwyczaj jednak tworzę listy zadań na dany dzień i listy projektowe według poniższych metod.

Listy zadań na dany dzień:

• spisuję je dzień wcześniej, ewentualnie rano koryguję niektóre zadania,
• na początku tygodnia robię też listę zadań, które chciałabym wykonać w tym tygodniu, a nie mają przypisanego konkretnego dnia,
• ustalam zadania priorytetowe, zwykle trzy duże na dzień, których wykonanie jest dla mnie szczególnie ważne. Czasem są to duże zadania, a czasem banalne, jak ugotowanie obiadu,
• na bieżąco weryfikuję punkty czasem coś odpuszczam, czasem dodaję. Elastyczność to słowo klucz w moim planowaniu ;).

Listy zadań dotyczące różnych projektów:

• tutaj spisuję wszystkie zadania dotyczące danego projektu (do nich zaliczam, np. listy zadań na wiosenne czy świąteczne porządki)
• nie przypisuję ich w czasie, choć często mam określony termin końcowy
• te listy dotyczą bardzo różnych aspektów mojego życia, np. zrobiłam sobie listę zadań do wykonania przed imprezą urodzinową męża, listę, która pomogła mi ogarnąć moje zakupy do Project Life, listę wpisów na bloga, itd. Traktuję je jako listy pomocnicze i są miesiące kiedy w ogóle ich nie tworzę, bo nie mam takiej potrzeby.

Listowe triki:

Samo stworzenie listy zadań to połowa sukcesu, ale żeby się zorganizować trzeba jeszcze zabrać się za ich realizację. Pomocne w tym są:

• regularny przegląd list – jeśli listy dotyczą projektów długoterminowych, to niektóre zadania mogą przestać być aktualne, dlatego bardzo ważne jest by je systematycznie przeglądać i sprawdzać czy dane zadanie jeszcze nas interesuje,
• realne planowanie – robiąc listę trzeba myśleć realnie i zastanowić się ile czasu nam dane zadanie zajmie.
• elastyczność – to dla mnie kluczowa sprawa, jeśli chodzi o planowanie. Pisałam Wam już o tym nie raz – robię plany,w wyznaczam cele, ale podchodzę do nich możliwie elastycznie. Dzięki temu kiedy jakieś zadanie przesuwa się w czasie czy nie jestem w stanie go wykonać, nie mam tak strasznych wyrzutów sumienia jak wtedy gdy chciałam sztywno trzymać się planów. Planowanie, listy zadań mają mi pomagać, a nie wiązać ręce i sprawiać, że będę z siebie niezadowolona,

DIY Notes lista zadań

Lubię kiedy narzędzia, z których korzystam są ładne i przydatne, więc moje listy zadań muszą mieć też odpowiednią oprawę. Jeśli macie ochotę to korzystajcie z materiałów do druku i twórzcie notesiki.

Potrzebne będą:

• listy zadań, które znajdziecie na końcu wpisu
• brystol
• papier do oklejenia – u mnie okleina meblowa
• nożyczki
• dziurkacz
• sznurek

Przygotowanie:

1. Wycinamy listy i prostokąt z brystolu o centymetr szerszy po bokach i około 5 cm dłuższy niż karteczki z listami.

2. Oklejamy brystol, zginamy górę tak by nachodził na listy.

3. Składamy razem z listami, dziurkujemy.

4. Przekładamy sznurek przez listy i brystol, zawiązujemy i gotowe! Karteczki można wyrwać, a gdy się skończą uzupełnić nowym zestawem.

Wrzuć na luz

O tym nie można zapomnieć! I pisałam już dawno temu, że czasami warto odpuścić, zwolnić i zafundować sobie reset. Niezależnie jak wiele zadań na nas czeka, złapanie oddechu i świadomość tego, że świat się nie zawali, jeśli nie zrealizujemy wszystkich zadań już dziś, jest niezbędna. Równowaga jest konieczna!

Lista zadań do druku

Jestem ogromnie ciekawa co Wam pozwala się lepiej zorganizować? Czy tworzycie listy zadań? Jaki jest Wasz sposób na zrobienie idealnej listy? Dajcie koniecznie znać!