Planowanie krok po kroku. Jak zaplanować dzień, tydzień, miesiąc?

Niedzielny wieczór to doskonały czas na przegląd spraw. To moja ulubiona pora na planowanie tygodnia. Lubię ten moment, gdy jest wreszcie cicho, Zosi śnią się opowiedziane wcześniej bajeczki, pies chrapie w kącie, a zmywarka mrucząc oświadcza mi, że dom po kolacji ogarnięty. Wybieram wtedy duży kubek, liście ulubionej herbaty, owoce i gdy wrzątek uwalnia aromaty zaczynam planować. Dziś zapraszam Was na kolejną odsłonę planowania krok po kroku.

W planowaniu niezmiennie towarzyszy mi mój Piękny Przydatny Planer.

Podczas planowania główny nacisk kładę na mądre zapełnienie mojego kalendarza. Nigdy, ale to przenigdy nie robię tego na 100%. Nie chodzi nawet o zajętość poszczególnych kratek, ile o czas. Nie planuję 8-10h pracy tylko 6 góra 7. Wyjazd rodzinny też nigdy nie odbywa się od linijki. U lekarza jestem zawsze o czasie, a bywa, że i wcześniej. Trzeba przy tym pamiętać, że plan to swoisty przewodnik, a nie groźny strażnik. Nie jestem i nikogo nie zachęcam do bycia niewolnikiem swoich planów. Wybija 12.00 rzucam wszystko, bo w planach mam kawkę i instagram – to nie ja.

Moje planowanie przypomina raczej puzzle, które dzięki dobrej gospodarności czasem pozwalają na zdrowe przesunięcia niektórych elementów mojej listy. Czasami myślę, że te wszystkie osoby, które tak ochoczo krytykują planowanie wyobrażają sobie dziewczyny z kalendarzami jako sztywniary w mundurku, ze swoim planerem-generałem pod pachą. Nikt tak nie działa!

Dziś przeprowadzę Was przez moje planowanie dnia, tygodnia i miesiąca. Wierzę, że znajdziecie coś dla siebie. Zapraszam!

Jak zaplanować dzień?

Najbardziej podstawowa rzecz – dzień. Co dzisiaj muszę, co chcę zrobić, a co mogę przełożyć lub odpuścić. Staram się od tego zaczynać każdy dzień. Zwykle mam ułożony plan każdego dnia tygodnia już w niedzielę, ale jak wszyscy wiemy plany lubią się zmienić. Każdy poranek to dla mnie czas weryfikacji zadań, zwłaszcza w czwartek (dla mnie i Sebastiana to taki „Poniedziałek Zwei„).

Nasz autorski Planer z widokiem tygodniowym

Jak wygląda planowanie dnia:

• notuję zadania na dany dzień – z głowy, w oparciu o listy projektowe i z zadań na dany tydzień. Tu wiele zależy od dnia. Zazwyczaj je notuję w kolejności w jakiej chciałabym je wykonać, ale nie jest to regułą. Stawiam tutaj na elastyczność i nie uważam, że jest tylko jedna słuszna metoda, która brzmi „zacznij od dużego zadania rano”, a później zajmij się małymi.
• zapisane zadania muszą się zmieścić w czasie przeznaczonym na pracę – czyli do godziny 16.00. Często widzę plan dnia, który ledwo mieści się na jednej stronie kalendarza. To nie jest realne, by go wykonać w ciągu tego dnia. Oczywiście przy mega produktywnym dniu, które się zdarzają, można to osiągnąć. W normalnym trybie działania, tylko można się sfrustrować wiecznym przekładaniem niekończącej się listy. Dlatego też lubię widok tygodnia i wąskie tabelki na notowanie zadań – bo dla mnie jest to pomoc w realnym określeniu zadań na dany dzień. Nie mam dość miejsca na upychanie kolejnych aktywności. To zmusza mnie do wybierania właściwych celów na dany dzień.
• czasem zapisuję sobie też zadania do zrobienia wieczorem – zwykle to mniejsze rzeczy lub moje bardzo osobiste projekty, choć ostatnio z tego rezygnuję ze względu na ciążę i moją energię wieczorami. Bywa, że po prostu zasypiam z kurami ;).

Jak zaplanować tydzień?

Planowanie tygodniowe, to zdecydowanie sposób, który lubię najbardziej i do którego bardzo Was zachęcam. Łączy cechy planowania szerokiego, mam większy obraz sytuacji; ale i szczegółowego, można rozrzucić plany na konkretne dni. Wiele zadań, które realizuję nie ma ostatecznego terminu, ale ważne jest bym je zrealizowała w danym tygodniu. Takie podejście pozwala mi też na elastyczne potraktowanie moich planów. Nie zrobiłam dziś, zrobię jutro lub za dwa dni. Między innymi po to zostawiam trochę wolnego czasu w moich grafikach. Mając widok całego tygodnia przed oczami, wiem, na kiedy te tygodniowe zadania mogę przełożyć w zależności od mojego aktualnego obciążenia.

Jak wygląda planowanie tygodnia:

• na początku dopisuję daty do dni tygodnia – korzystam z planera bez dat, wiec nie dla każdego jest to punkt obowiązkowy, ale mi sporo ułatwia, a zajmuje tylko chwilkę
• następnie wpisuję PEWNE wydarzenia na dany tydzień – „pewne” oznacza takie, które raczej nie zmienią daty i godziny, a przy tym nie zależą w 100% tylko ode mnie, jak: fryzjer, lekarz, spotkania ze znajomym, itp.
• zapisuję ważne sprawy w tym tygodniu – bez przypisywania im konkretnego dnia realizacji. To jest moja przypominajka o sprawach, które powinny być zrealizowane w tym tygodniu, ale nie ma znaczenia, czy zrobię to w poniedziałek czy w piątek. Tutaj pomocne w realizacji są listy, które mam spisane w notesie
• zapisuję wstępny plan publikacji wpisów na blogu – w miejscu przeznaczonym na „ważne dziś”

Jak zaplanować miesiąc?

Do planowania miesiąca używam naszego Kalendarza Rodzinnego, który wisi na lodówce. Dzięki temu każde z nas wie co zadzieje się danym miesiącu. Zapisujemy tu wszystkie ważne wydarzenia, wyjazdy, wizyty u lekarzy czy odwiedziny gości. Dzięki temu mamy szeroki obraz tego, jak będzie wyglądał aktualny miesiąc. W Kalendarzu Rodzinnym zapisujemy też obiady oraz zajęcia, które powtarzają się co tydzień (dzień fotek, planszówkowe wieczory, lekcje tańca w przedszkolu).

Jak wygląda planowanie miesiąca:

• zapisuję ważne daty i PEWNE wydarzenia – głównie w oparciu o to, co na najbliższy miesiąc podpowiada kalendarz Google, np. wizyty u lekarza, szczepienia psa, urodziny nasze i bliskich nam osób, inne rocznice. Uwielbiam cyfrowe rozwiązania, ale czasem telefon jest tak głęboko na dnie torby, że przeoczę powiadomienie. Kalendarz na lodówce pozwala mi bardzo dobrze zapamiętać ważne daty.
• uzupełniam zajęcia powtarzające się co tydzień – u nas to obecnie dzień zdjęć, planszówkowe wieczory, lekcje tańca w przedszkolu. Może się to wydać dziwne, w sumie to tylko 3 aktywności, przecież łatwo to zapamiętać. I tak, i nie. Zapisywanie ich pozwala by weszło nam w nawyk, że czwartkowy wieczór to planszówki, w poniedziałki nie warto się spóźnić do przedszkola, bo Zosia tańcuje, a piątek to dzień, kiedy biegam z aparatem i nie wolno mnie wtedy denerwować.
• razem z Sebastianem wpisujemy wydarzenia, które dotyczą każdego z nas – np. fryzjer, wyjścia ze znajomymi, wyjazdy, pozwala to uniknąć pytań w stylu „Heloł, jakto za godzinę wyjeżdżasz?”
• na bieżąco w ciągu miesiąca dopisujemy wydarzenia, które się pojawiają – pamiętacie mój przykład z mamusią? <3
• raz w tygodniu planujemy obiady na najbliższy tydzień – to bardzo dobry zwyczaj pozwalający ograniczyć zakupy i nagłe wyjazdy pod tytułem „Jak to nie ma jajek? Jak mam usmażyć kotlety/naleśniki/jajecznicę?”

Starałam się bardzo pokazać jak wygląda świat mojego planowania „od kuchni”, ale wiem, że jest multum patentów i podejść, których jeszcze znam. Jeśli znacie jakieś fajne pomysły na to jak sprawić, by dni miały przebieg dokładni taki jaki sobie zaplanowaliśmy, to chętnie przeczytam o tym w komentarzach. Dając łapkę w górę potwierdzacie, że podoba Wam się mój cykl: Planowanie krok po kroku 🙂

To jak? Plan jest gotowy – działam!