Planowanie krok po kroku. Od czego zacząć planowanie?

Jak się zorganizować? Od czego zacząć planowanie, kiedy do tej pory było nam nie po drodze? Jak wrócić do planowania po przerwie? Co zrobić, gdy spraw jest tak dużo, że mamy poczucie „nie ogarniam”? Ja mam na te wszystkie sytuacje jedno sprawdzone rozwiązanie.

Od czego zacząć planowanie?

Gdy czuję, że ilość zadań mnie przytłacza, nie wiem od czego zacząć, co jest tak naprawdę ważne, potrzebuję kilku oddechów. Takim oddychaniem dla mojej głowy jest spisanie wszystkiego, absolutnie wszystkiego, co mnie czeka. Chodzi nawet o rzeczy pozornie trywialne. Siadam w ciszy i spokoju, jestem tylko ja i papier, na który przelewam cały bałagan. Robienie list, to absolutna podstawa każdego planowania. Kiedy tworzę swoją listę spraw nie przejmuję się kolejnością, ważnością, ani terminem. Raczej szukam szerokiego obrazu, tak by wiedzieć czy to, co mnie rzeczywiście przytłacza, to ilość spraw czy tylko panikuje na zapas. Kiedy mam to wszystko na kartkach od razu jest łatwiej, bo przynajmniej mam trochę lżejszą głowę.

Zrób listę!

Kiedy zapiszę już wszystko przyglądam się notatkom, zastanawiam się, które z pozycji muszę, a które chcę wykonać. Zabieram się najpierw za te najpilniejsze. Czasami mam kilka drobiazgów, które mogą mnie rozpraszać przy większych zadaniach i zdarza mi się zacząć od właśnie małych, mniej pilnych, „na rozgrzewkę”. Moja rada, to zacznij od tego co jest najwygodniej zrealizować. Często poczucie, że coś idzie do przodu daje wystarczającego kopa, by rozprawić się z największymi „kosami”.

Kiedy mam pomysł na cykl artykułów, np. taki jak ten, zaczynam od zrobienia listy. Dzięki liście nie muszę pamiętać co mam jeszcze do zrobienia, bo ona pamięta o tym za mnie. Mogę się skoncentrować tylko na tym, co chcę czy powinnam zrobić, bo lista podpowie. Dzięki niej nic mnie nie rozprasza. Ponieważ mój dzień rozłożony jest na wiele bardzo różnorodnych aktywności, to wszelkie tematyczne notatki są bardzo pomocne, by szybko przeskoczyć do innej grupy zadań.

Pomocne triki przy tworzeniu list

Tak naprawdę w robieniu list nie ma nic skomplikowanego. Chcę się jednak podzielić z Wami trikami, które ułatwiają realizację zadań z listy. Pomagają po pierwszej burzy mózgów wprowadzają porządek i pozwalają wytyczyć sposób działania.

Trik 1.

Weź kartkę papieru lub notes i po prostu zapisz wszystkie zadania, które siedzą w głowie jedno pod drugim.

Następnie z tych zadań wybierz najpilniejsze / najważniejsze, które chcesz wykonać w pierwszej kolejności.

Jeśli część zadań dotyczy jednego tematu, np. sprawy związane z wyjazdem, to warto dla nich przeznaczyć osobną listę i w jej ramach ustalić kolejność (ja to nazywam listy projektowe).

Trik 2.

Zrób listę zadań na dany dzień/tydzień – tutaj tak naprawdę nie ma idealnego sposobu dla wszystkich, choć ja zawsze zalecam działanie od ogółu do szczegółu, czyli najlepiej wybrać zadania, które chcemy wykonać w danym tygodniu, a następnie podzielić je na kolejne dni.

Nie zakładaj, że zrealizujesz więcej niż 3 duże zadania w ciągu jednego dnia. Tutaj trzeba realnie podejść do szacowania czasu potrzebnego do wykonania danego zadania. Czasem to będzie godzina, a czasem i 8 godzin to za mało. Przy wielkich zadaniach warto potraktować je jako projekt i stworzyć dla nich osobną listę, w której duże zadanie podzielimy na tyle zadań, by nie dało się ich bardziej podzielić.

Jeśli danego dnia nie realizujesz dużych zadań z listy, ale robisz mnóstwo małych, które zabierają tylko dwie minutki, a na koniec dnia masz wrażenie, że nic nie zrobiłaś – dopisz wszystkie małe zadania, które zostały wykonane. To pokazuje, że jesteśmy w stanie naprawdę dużo zrobić w ciągu dnia.

Trik 3.

Jeśli ilość małych zadań jest bardzo duża, to poświęć jeden dzień, by się z nimi rozprawić. Nie ma nic bardziej motywującego niż wykreślanie zadań z listy, by zobaczyć, że działamy. Bywa tak, że te małe sprawy wiszą nad nami, często nie możemy spokojnie zająć się dużymi. Ja tak zrobiłam w zeszłym tygodniu tworząc moją listę „do zrobienia przed porodem”. Zazwyczaj swój dzień/tydzień zaczynam od dużych zadań, ale wtedy ilość małych była tak ogromna, że poniedziałek spędziłam na wykreśleniu połowy zadań z listy. Większość to były małe zadania, ale ich realizacja zapewniła mi spokój potrzebny na kolejne dni.

Trik 4.

Kiedy zadanie jest zrealizowane wykreśl je! Albo w inny sposób oznacz, że zostało zrealizowane. Ja ostatnio jestem fanką zamalowanych kwadracików.

Jak skutecznie realizować zadania z listy?

Rób regularny przegląd list

Po to, by kontrolować postępy i weryfikować zadania. Jeśli listy dotyczą projektów długoterminowych, to niektóre zadania mogą przestać być aktualne, dlatego bardzo ważne jest by je systematycznie przeglądać. Sprawdzać czy dane zadanie jeszcze nas interesuje. Nawet jeśli na kilka dni zarzucimy zaglądanie do listy, to zawsze możemy do niej wrócić. Tylko regularne działanie wracanie do list i naszych planów może przynieść efekty.

Planuj realny czas potrzebny do wykonania zadania

Szczególnie na początku możemy mieć problem z oszacowaniem ilości czasu, dlatego lepiej przeznaczyć go dwa razy tyle ile nam się wydaje, a gdy już za dane zadanie się zabierzemy, monitorować ile tego czasu faktycznie było potrzeba. Dzięki temu w przyszłości lepiej ten czas oszacujemy.

Pamiętaj o elastyczności

Choć możemy podczas szacowania czasu uwzględnić ten na chorowanie, ból głowy czy po prostu mało produktywny dzień, to nigdy nie jesteśmy w stanie przewidzieć, kiedy i czy taka sytuacja się wydarzy. Dlatego patrząc na swoją listę, trzeba nastawić się na elastyczność. Widzieć to, ile zrealizowaliśmy, a nie to, czego nie udało się zrobić. Przestałam wierzyć w to, że skuteczne planowanie jest wtedy, gdy zrealizuję 100% albo 120% zadań z listy. Ważne jest to, że codziennie robię krok do przodu w tematach, które są dla mnie ważne. Dzięki temu w szerokiej perspektywie planowanie ma moc. Niezrealizowana lista jednego dnia czy nawet w ciągu tygodnia, nie ma tak dużego znaczenia. Zawsze wiem, w którym punkcie jestem, od czego mam zacząć, jaki jest następny krok.

I na koniec!

Robienie list to nie tylko listy „do zrobienia”. Kiedy mam trudniejszy moment w życiu, to bardzo pomaga mi robienie list tematycznych, np. lista ulubionych książek, lista piosenek na poprawę nastroju, lista rzeczy, za które jestem wdzięczna, lista dobrych chwil, które wydarzyły się w tym trudnym czasie. Sporządzanie takich list, też Wam bardzo polecam.

To kto dziś zaczyna od zrobienia listy zadań? Jakie listy tworzycie najczęściej? Lista na dany dzień, tydzień czy raczej listy projektowe? Jestem bardzo ciekawa jak to u Was wygląda 🙂